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Estudios y comentarios sobre la gestión de recursos humanos o de personas, concepto esencial en la mejora de la Administración Pública

Es contraproducente intentar ser tan eficiente

El pasado domingo, 4 de noviembre, el suplemento MERCADOS del
diario El Mundo y Emprendedores&Empleo del diario Expansión publicaban el mismo artículo con un título similar aunque con significado totalmente distinto (“ser multitarea te vuelve idiota” y “ser multitarea puede volverte idiota” respectivamente) y que partiendo de un “reciente” estudio de la Universidad de Londres se hacía eco de los problemas que conlleva el vertiginoso mundo en que vivimos.

Efectivamente, estamos creando una sociedad que pretende evolucionar cada vez más y más deprisa, donde la información constituye el centro de nuestras vidas y no nos damos cuenta de que
no estamos preparados para tal vértigo. Hemos creído que podríamos asimilar la ingente cantidad de datos a través de la también cada vez mayor cantidad de tecnología que tenemos a nuestra disposición -correo electrónico, redes sociales, móvil, Twitter,  etc.-, así como mantenernos en permanente contacto con los demás a cualquier hora, y que con ello seríamos más productivos. Y la verdad, como indica el artículo, es que no es así.

Como dice Javier Mateos (Director General de Think & Go) en el artículo, hay tanta información que se convierte en desinformación, pero el problema es que realmente información stricto sensu (con contenido, eficaz, útil) hay poca, pero se repite y desvirtúa mucho, siendo mejor en ocasiones leer un libro sobre un tema concreto y de un autor fiable que buscar en Internet.

A muchos nos pasa que perdemos muchísimo tiempo buscando un dato fiable o que recopilamos tantos documentos para estudiar un tema o realizar una tarea que no llegamos a leerlos ni a saber finalmente que los tenemos en el ordenador.Por otro lado, realmente nuestro cerebro se ve abrumado por la cantidad de cosas que pretendemos hacer al mismo tiempo. No nos damos cuenta que atender una reunión, o hacer un informe a la vez que miramos nuestro correo o respondemos una llamada nos impide centrarnos
en lo realmente importante.

Y el problema es que llegamos a ignorar qué es precisamente lo importante.No sabemos priorizar, y eso es lo que debemos aprender ahora antes que nada, con tanta información como digo, establecer un orden de prelación de las cosas que hemos de hacer.A mi me ha pasado. Enciendo el ordenador para mirar la prensa, mi correo, boletines oficiales… e intento hacer todo eso casi a la vez, dándome incluso cuenta de lo que intento pero no pudiéndolo remediar. A eso hemos llegado, a no saber ordenar las prioridades, a no distinguir lo urgente de lo importante.

Somos adictos a la multitarea, a querer hacer muchas cosas al mismo tiempo porque pensamos vanamente que lograremos más cosas en el mismo tiempo y así, como indican en el artículo, nos movemos pero no avanzamos. David Allen, experto en productividad personal y creador del método Getting Things Done para la administración del tiempo, lo dice muy claro: “debemos hacer una tarea cada vez”.

El profesor Clifford I. Nass indica que “si haces multitarea parece que desarrollas mucho trabajo pero no estás haciendo nada (o casi nada) de él bien”.Dejando a un lado que el estudio de la Universidad de Londres no es tan reciente sino de 2005, e investigando un poco
en sus orígenes, descubro que lo dirigió el Dr. Glenn Wilson a iniciativa de los publicistas que trabajaban en Londres para la compañía Hewlett-Packard.

Sobre una muestra de 1.000 personas se les hizo trabajar en situación de tranquilidad y distractora (teléfonos sonando o correos electrónicos llegando) y se descubrió la disminución del cociente intelectual de 143,38 a 132,75 entre la primera situación y lasegunda. En los hombres fue mayor la distracción (de 145,50 a 127) que en mujeres (de 141,25 a 138,50).Otra curiosidad del estudio, como podemos apreciar, es que lo hombres obtienen un mejor resultado en situaciones de trabajo tranquilo y las mujeres se adaptan mejor al trabajo con distracciones. Parece que el dicho de que los hombres no sabemos hacer dos cosas a la vez va a ser verdad.Por otro lado se menciona que esa disminución de 10 puntos en el cociente intelectual de media es equivalente a los efectos de una noche sin dormir y que son tres veces mayores que los que produce la marihuana.

Sin embargo, el Dr. Wilson deja claro que la legitimidad de esas comparaciones es dudosa porque por una parte él no realizó el estudio sobre el sueño o la droga y por otro lado los efectos de estas situaciones pueden llegar a ser permanente mientras que los de distraerse en el trabajo no.En cualquier caso, es cierto que resulta imposible pretender concentrarse en varias cosas a la vez. Un ejemplo muy claro lo tenemos cuando conducimos y hablamos por el móvil, en cuyo caso el cerebro trata de focalizar su atención en una de las tareas porque ambas requieren de gran concentración. Podemos ver sencillamente cómo somos capaces de centrarnos más en una o en otra pero no en ambas con la misma intensidad o
sin consecuencias.Así pues, focalicemos nuestras prioridades, planteémonos cada día lo que resulta urgente, importante y no
importante, sepamos controlar a los “ladrones del tiempo” y demos a nuestro cerebro un respiro.

¡Suerte con el reto!

Ineficiencia por exceso, o de cómo ser demasiado legalista cuando no viene al caso

Pónganse en situación. Estamos
desgraciadamente habituados a que las Administraciones Públicas y en concreto
las autoridades que las rigen, busquen los más intrincados vericuetos legales para
realizar diversos contratos administrativos saltándose los procedimientos, y aún
en ocasiones sin dar rodeos. Por ello la legislación de contratos se ha
modificado durante los últimos años tantas veces y es –en parte- bastante
restrictiva.
Pues bien, lo que vengo a contarles hoy
podríamos definirlo como la antítesis de a lo que estamos acostumbrados, y es que
en lugar de forzar o saltarse la norma para lograr un resultado más rápido o a
gusto del consumidor algunos se pasan
de legalistas y dan una vuelta de tuerca a los requisitos que impone la ley
para contratar, complicando el procedimiento más de lo necesario cuando ya lo
es de por sí.
Como sabemos, toda ley tiene sus excepciones y
la Ley de contratos del sector público, a pesar de ser tan rígida, también debe
dejar algo de respiro para no paralizar el funcionamiento habitual de la
Administración y que pueda, por ejemplo, contratar suministros o material de
consumo habitual (material de oficina, consumibles…) entre otros, de una manera
relativamente rápida; para lo cual se prevén los contratos menores, que hasta
18.000 euros permiten realizar la compra de este material directamente sin
muchos trámites (básicamente aprobación del gasto e incorporación de la
factura, sin publicidad, sin solicitar presupuestos, etc.).
Pues bien, un determinado Departamento de una
Administración estuvo más de una semana sin toner para una impresora (y por
tanto sin poder usarla) porque para todo tipo de suministro se ha exigido que se
soliciten al menos tres ofertas para comprar la más económica. No critico que
se quiera buscar el material más barato (dentro de similar calidad) o que se
pretendan evitar las normales críticas de algunos proveedores si se compra
directamente a otros, pero estrujar el procedimiento, haciéndolo más proceloso
de lo estrictamente necesario y provocando con ello no poder utilizar material
necesario en el día a día durante tanto tiempo  no tiene mucho sentido. Sobre todo si se hace
esto cada vez que se requiera una caja de tóner, o una de bolígrafos,
cantidades tan ridículas que hacen ineficiente el sistema.
Sería más eficiente si se realizara una compra
conjunta de material, de una vez, aunque supusiera un desembolso absoluto
mayor, pero que seguro saldría más económico por cantidad, y en un solo pedido
(aunque sea mediante ese procedimiento) disponer de material de reserva para
evitar estos problemas, o en caso de necesidad inaplazable directamente mediante
un contrato menor, sobre todo para precios como los de los suministros a los
que nos referimos.
La Administración debe tratar de buscar la
eficacia y la eficiencia, siendo además lo más justa posible, pero a veces (pocas
como en este caso) se malinterpretan tales conceptos en el sentido de retrasar
su normal funcionamiento cuando no es necesario (bastante trabas
administrativas tenemos ya, ¿verdad?).
Además, hay que tener cuidado también con las
adquisiciones buscando solamente lo más económico,  pues pueden salir caras al olvidar otros factores
como la relación calidad-precio, lo que se resolvería bien solicitando oferta
para un concreto modelo de producto o para modelos similares que se sepa o se
pueda comprobar que son similares.
En definitiva, hay que saber equilibrar la loable
equidad al pedir varios presupuestos con la necesidad de mantener los servicios
en funcionamiento, y tener la previsión suficiente para disponer del necesario
material de uso habitual y que no ocurran situaciones como la mencionada.

Cómo lograr la ineficiencia en la Administración

La Administración pública española no ha gozado históricamente de muy buena reputación. Esto se ha debido, en parte, a las prácticas de algunos de sus miembros y a una serie de defectos en su funcionamiento y organización. Unos problemas que se han llegado a convertir en el imaginario popular, por efecto de la literatura y de la humana costumbre de destacar lo malo sobre lo bueno, en regla general.

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