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Inteligencia artificial en la gestión documental

Cada día se generan centenares, si no miles, de documentos en las empresas y administraciones. Cada uno con su finalidad pero sin aportar, en muchas ocasiones, una visión de conjunto ni ofrecer información relacionada. La Inteligencia Artificial (IA) en la gestión documental está revolucionando la manera en que las organizaciones manejan sus datos y documentos. Este avance tecnológico no solo aumenta la eficiencia y precisión en el manejo de grandes volúmenes de información, sino que también abre nuevas posibilidades para el análisis y la toma de decisiones estratégicas.

En este artículo exploraremos las posibilidades que la IA ofrece en la gestión de documentos y archivos en empresas y administraciones, ofreciendo información sobre algunos casos de uso, con el fin de animar a los profesionales en archivística y documentación a explorar soluciones particulares que puedan implementar en sus trabajo.

Conceptos básicos de IA en la gestión documental

La gestión documental con inteligencia artificial implica el uso de tecnologías avanzadas como el Procesamiento del Lenguaje Natural (NLP, por sus siglas en inglés), el Aprendizaje Automático (Machine learning), y el Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR). Estas tecnologías, actualmente bastante desarrolladas, permiten a las máquinas leer, entender, organizar y extraer información valiosa de documentos y archivos:

  • El OCR avanzado permite convertir diferentes tipos de documentos, incluso manuscritos, en texto digital procesable.
  • El NLP facilita la comprensión y análisis de texto en lenguaje humano, como la búsqueda de información, la traducción de idiomas y la generación de texto.
  • El Aprendizaje Automático, por otro lado, posibilita la clasificación y el análisis predictivo basados en patrones y tendencias en los datos.
Archivera trabajando con documentos

Funcionamiento de un sistema de gestión documental con IA

Un sistema de gestión documental con IA funciona mediante la integración de varias tecnologías, como se comentó. Actualmente la creación documental ya es digital. Producimos nuestros documentos (texto, imagen, datos, etc.) en ordenadores, aunque después hay quien aún los imprime en papel. La digitalización documental es el primer paso para poder desarrollar una gestión documental óptima. Los sistemas OCR, ya integrados en las fotocopiadoras o a través de aplicaciones específicas, permiten reconocer el texto de documentos en papel o incluso digitalizados pero que se crearon en formato imagen (algunos pdf´s), y con ello tenemos un primer y esencial paso para el procesamiento documental, que la IA reconozca el contenido de dicha información.

La visión artificial también puede ayudar en la gestión de archivos , a través, por ejemplo del escaneado de imágenes o documentos antiguos, cuyo texto es reconocido con IA.

Una vez que la información está debidamente digitalizada y es reconocible, el NLP y el aprendizaje automático clasifican y analizan el contenido, facilitando la búsqueda y el acceso a la información relevante. Estos sistemas aprenden y se adaptan continuamente para mejorar la eficiencia en el procesamiento de documentos.

Cómo puede ayudar la IA en la gestión documental

La IA se puede utilizar en la gestión documental de una gran cantidad de formas, con el objeto de mejorar la eficiencia y la productividad. Algunos ejemplos específicos de cómo podemos utilizar la IA en este ámbito son:

  • Clasificación de documentos: La IA se puede utilizar para clasificar automáticamente los documentos en función de su contenido, tipo o formato. Esto puede ayudar a mejorar la eficiencia de la búsqueda de documentos y el cumplimiento normativo.
  • Extracción de información: Podemos utilizar la IA para extraer automáticamente información relevante de los documentos, como nombres, direcciones, fechas, etc. Esto puede ayudar a las empresas a ahorrar tiempo y recursos, y a tomar mejores decisiones.
  • Generación de informes: La IA se puede utilizar para generar automáticamente informes a partir de datos de documentos. Esto puede ayudar a las empresas a obtener una visión general de sus datos y a identificar tendencias. Microsoft Copilot o Chatpdf son ejemplos de IA que generan resúmenes de documentos.
  • Recuperación de documentos: La IA se puede utilizar para ayudar a los usuarios a encontrar los documentos que necesitan de manera más rápida y fácil. Esto puede ser especialmente útil en casos en los que hay una gran cantidad de documentos almacenados.
  • Cumplimiento de regulaciones: Las organizaciones utilizan la IA para garantizar el cumplimiento de normativas y regulaciones. La tecnología puede procesar documentos y señalar qué reglas o requisitos se están cumpliendo y cuáles no, además de identificar permisos o licencias próximos a vencer. La IA también puede identificar información sensible o confidencial y garantizar su manejo adecuado.
  • Archivo inteligencia y asistente: La IA permite un almacenamiento y categorización más eficientes de los documentos, facilitando la búsqueda y acceso rápido a la información requerida. Por ejemplo, puede ayudar a preparar presentaciones para clientes, encontrando y explicando datos relevantes de manera automática.
  • Análisis de documentos: La IA se puede utilizar para analizar documentos para identificar patrones y tendencias. Esto puede ayudar a las empresas a tomar mejores decisiones y a mejorar sus operaciones. También es útil para poder consultar información contenida en los documentos, de una manera más rápida.

Modelos de IA en la gestión de documentos

Los avances en el entendimiento por las máquinas del lenguaje natural y sus innumerables aplicaciones han hecho que se hayan desarrollado diversos modelos de IA que se vienen aplicando a la gestión documental. Por ejemplo, Tesseract es un motor OCR de código abierto ampliamente utilizado para convertir imágenes en texto. En el campo del NLP, modelos como BERT y GPT, de OpenAI ofrecen capacidades avanzadas para entender y generar lenguaje natural, facilitando la clasificación y el análisis de contenido. Además, modelos de aprendizaje automático personalizados pueden ser entrenados para reconocer y organizar documentos según necesidades específicas, mejorando la eficiencia en procesos como la clasificación de documentos legales o médicos.

Empresas de gestión documental

Empresas de distintos sectores han implementado u ofrecen la inteligencia artificial para mejorar su gestión documental. Google, por ejemplo, utiliza IA avanzada para organizar y buscar información dentro de su vasto repositorio de documentos. IBM, con su plataforma Watson, ofrece soluciones de IA que ayudan en la clasificación y análisis de grandes volúmenes de datos. Además, startups especializadas en IA como UiPath y Automation Anywhere están proporcionando soluciones innovadoras en automatización de procesos documentales, utilizando robots de software para realizar tareas repetitivas y de clasificación de documentos.

OpenKM ofrece una plataforma robusta y flexible para automatizar y optimizar la gestión de documentos y el conocimiento empresarial. Su capacidad para adaptarse a las necesidades específicas de cada organización, gracias a su naturaleza de gestión de documentos Open Source, permite una gran personalización. OpenKM utiliza IA para facilitar la clasificación inteligente de documentos, la extracción de metadatos y la búsqueda semántica, lo que simplifica el acceso a la información y refuerza los procesos de toma de decisiones basados en datos.

R2 Docuo es un software de gestión documental y de flujo de trabajo que facilita la automatización de procesos y mejora la productividad de los equipos. Prometen hasta un 70% menos de trabajo en las tareas de creación, gestión y firma de documentos. El software organiza documentos, los crea automáticamente, controla su flujo de trabajo y los envía para su firma, abarcando todas las funcionalidades esenciales de un gestor documental.

Google Document AI

Google Document AI es una plataforma de procesamiento de documentos basada en IA que permite a las empresas automatizar tareas de gestión documental, como la clasificación, la extracción de información y la generación de informes.

Document AI utiliza una variedad de tecnologías de IA, como el aprendizaje automático, el procesamiento del lenguaje natural y la visión artificial, para analizar el contenido de los documentos. Esto le permite identificar automáticamente los datos relevantes de los documentos, independientemente de su formato o fuente. Finalmente, este sistema se encuentra disponible como servicio en la nube, lo que lo hace escalable y accesible para empresas de todos los tamaños.

Alfresco gestión documental

Alfresco representa una de las opciones de software de código abierto que rivaliza con las soluciones propietarias más reconocidas en la gestión de documentos y contenidos. Ofrece una plataforma que permite a las empresas personalizar y extender sus capacidades de gestión de archivos. En el ámbito corporativo, a menudo se prefiere el software comercial sobre las alternativas de código abierto. Sin embargo, en los últimos diez años, se han desarrollado varias opciones robustas en este sector, y Alfresco se ha establecido como una opción competitiva frente a otros productos del mercado. Tampoco hemos de perder de vista que en el sector público la normativa exige acudir primero a productos o servicios Open Source, a ser posible.

Su naturaleza de código abierto también permite la adición de nuevas funcionalidades a través de la programación o mediante un proveedor certificado. A pesar de esto, existen otras soluciones que ya incluyen una variedad de aplicaciones y módulos integrados, los cuales podrían ser más adecuados para satisfacer las necesidades específicas de una empresa.

APLICACIONES DE LA IA EN LAS ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

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Aplicación en la Administración Pública

La administración pública también se está beneficiando del uso de la IA en la gestión documental. Por ejemplo, gobiernos locales y estatales están implementando sistemas de IA para la clasificación automática y el archivo de documentos, mejorando la accesibilidad y la eficiencia. Estos sistemas permiten a los funcionarios acceder rápidamente a la información necesaria y aseguran una gestión más transparente y eficiente de los documentos públicos. Además, se utilizan para detectar patrones en la documentación que puedan indicar posibles irregularidades o necesidades de mejora en políticas públicas.

Por ejemplo, el Ayuntamiento de Tomelloso utiliza Alfresco para gestionar y compartir documentación, si bien no se están aprovechando al máximo sus capacidades. Un proyecto que se ha iniciado con Alfresco es compartir conocimiento mediante la subida de la cursos con el fin de que todos los empleados locales puedan acceder a ellos.

La gestión documental en la nube con IA

La gestión documental en la nube (GDC) es una tendencia creciente en el mundo empresarial. La nube (servidores fuera de la propia organización) supone que las aplicaciones ya no se encuentran instaladas en nuestros equipos ni en nuestra empresa, sino en los servidores de los proveedores de servicios. Se trata del conocido concepto de Software como Servicio (SaaS, en inglés). Y precisamente el uso de la IA tiene un gran aliado en la nube, pues requiere grandes cantidades de recursos (sobre todo procesadores gráficos o GPU). Los servicios en la nube cuentan con dichos recursos y evitan a los usuarios tenerlos en local evitan e invertir grandes cantidades de dinero.

A pesar de las reticencias que despierta tener nuestros documentos en servidores ajenos, muchas veces fuera de nuestro país, las ventajas son indudables, como la escalabilidad, la seguridad y la accesibilidad (siempre que tengamos acceso a Internet). En cuanto a protección de datos personales, la normativa europea y nacional establecen unos estándares muy elevados y exigentes al respecto, que deben cumplir las empresas que ofrecen sus servicios en la nube (copias de seguridad, control de accesos, etc.). Los departamentos de informática de las organizaciones también se alegran de disponer de servicios en la nube, al no tener que instalar ni mantener nada, ni comprar equipos o hardware adicional.

Tendencias futuras

Las tendencias futuras en la IA para la gestión documental apuntan hacia una mayor integración de tecnologías avanzadas como el aprendizaje profundo y la automatización inteligente. Esto no solo mejorará la eficiencia de los procesos existentes, sino que también abrirá nuevas vías para la gestión y análisis de documentos. La IA continúa siendo una herramienta clave para la transformación digital, ofreciendo oportunidades significativas para mejorar la gestión documental en todos los sectores.

Inteligencia artificial y gestión del talento

¿Te has preguntado cómo la IA puede revolucionar la forma en que gestionas tu equipo? Aquí repasamos algunas opciones.
La Inteligencia Artificial (IA) se ha convertido en una herramienta indispensable para optimizar la gestión del talento. Las empresas y Administraciones públicas se esfuerzan por atraer, retener y desarrollar a los mejores profesionales para lograr un éxito sostenible. En el caso de las AA.PP se trata de una necesidad acuciante por las próximas y masivas jubilaciones y por la estructural falta y mala organización de los medios disponibles.
En este contexto Inteligencia artificial y gestión del talento van de la mano.

Gestión del talento con IA
Gestión del talento con IA

8 motivos por los que deberíamos utilizar la IA

Vamos a exponer brevemente 8 posibles usos de la Inteligencia artificial para gestionar el talento, aunque, debido al constante desarrollo de esta, las opciones son mucho mayores.

1. Selección de candidatos más eficaz

La selección de candidatos es un componente crucial en la gestión del talento. En puridad, se trata de un proceso que comienza con la búsqueda de los mejores candidatos, es decir, establecer las bases de la convocatoria de acuerdo con lo que buscamos exactamente. Elegir un mal candidato puede tener consecuencias indeseadas, y en la Administración pública mucho peores si se trata de un funcionario (básicamente nos lo comemos con patatas).

La inteligencia artificial ha revolucionado los procesos de selección, haciendo que sean más eficaces y precisos que nunca. Puede ayudar a establecer el perfil del puesto (competencias, responsabilidades…); es capaz de analiza grandes cantidades de datos y encontrar a los candidatos adecuados. Incluso ya se utiliza la inteligencia artificial para realizar entrevistas automatizadas a los candidatos, evaluar los datos obtenidos en dichos procesos y seleccionar a los más adecuados para el trabajo. Esto ahorra tiempo y recursos, permitiéndonos enfocarnos en los candidatos de mayor potencial.

A continuación se destacan algunas de las formas en que la IA mejora la selección de candidatos:

  • Búsqueda rápida y eficiente: La IA puede examinar miles de currículos en cuestión de segundos, lo que es imposible de lograr manualmente. Esto acelera el proceso de selección y permite a los reclutadores centrarse en la evaluación de los candidatos más prometedores.
  • Coincidencia de habilidades y experiencia: Los algoritmos de IA pueden identificar habilidades y experiencia relevantes en los candidatos. Esto garantiza que los seleccionados cuenten con las cualidades necesarias para el puesto, lo que a su vez reduce el tiempo perdido en entrevistar a candidatos que no cumplen con los requisitos.
  • Minimización de sesgos: La IA evalúa a los candidatos de manera imparcial, sin verse influenciada por sesgos personales, como género, raza o edad. Esto promueve una selección más justa y diversa, lo que es esencial para construir equipos diversos y eficientes. Ver punto siguiente.
  • Seguimiento de candidatos potenciales: La IA también es capaz de hacer un seguimiento de candidatos que podrían ser adecuados para futuras oportunidades, incluso si no son seleccionados en el momento. Esto permite a las empresas crear una base de datos de talento potencial para futuras contrataciones.

2. Reducción de sesgos en la contratación

Vaya por delante que el tema de los sesgos de la IA es controvertido. De hecho, es uno de los problemas que más se están planteando con el uso de la IA y que la futura Ley de la IA que prepara la UE quiere regular. También se relaciona con el tema de la ética de la inteligencia artificial, de los que hablo en el enlace anterior.

En fin, uno de los problemas más persistentes en la gestión del talento ha sido el sesgo inconsciente en la toma de decisiones de contratación. La IA, bien programada, desempeña un papel crucial en la eliminación de este sesgo al evaluar a los candidatos en función de datos objetivos.

Los seres humanos, de manera natural, podemos vernos influenciados por prejuicios inconscientes al evaluar a los candidatos (los conocidos sesgos, y hay muchísimos). Esto puede estar relacionado con factores como el género, la edad, la raza o incluso la universidad de procedencia, las aficiones, intereses, etc. La IA, por otro lado, evalúa a los candidatos únicamente en función de méritos objetivos, como habilidades, experiencia laboral y logros medibles, según se la haya programado.

Al utilizar algoritmos y análisis de datos, la IA compara las calificaciones y cualidades de los candidatos con los requisitos del trabajo, sin prejuicios de ningún tipo. Esto asegura que los candidatos sean evaluados de manera justa y equitativa, independientemente de su origen o características personales.

3. Predicción de retención de empleados

La retención de empleados es una preocupación constante para las empresas. Mantener a los empleados talentosos y experimentados es esencial para el éxito y la estabilidad de cualquier organización. En este contexto, la inteligencia artificial también desempeña un papel crucial al predecir la retención de empleados.

Retención del empleado
Retención del empleado

La IA utiliza datos históricos y actuales para analizar patrones y tendencias en el comportamiento de los empleados. Esto incluye factores como la duración de la permanencia en la empresa, la satisfacción laboral, el desempeño, las bajas y otros indicadores relevantes. A través de algoritmos sofisticados, la IA puede identificar a los empleados que tienen más probabilidades de quedarse en la organización y aquellos que podrían estar considerando irse.

Una de las ventajas fundamentales de la predicción sobre la retención de empleados es que permite a las organizaciones públicas y privadas tomar medidas proactivas para retener a los mejores. Por ejemplo, si la IA identifica a un empleado con un alto grado de ausencias, poca productividad u otros factores que indiquen un alto riesgo de abandonar la empresa, los departamentos de recursos humanos pueden intervenir de manera oportuna. Esto podría implicar ofrecer oportunidades de desarrollo profesional, brindar incentivos adicionales o abordar las preocupaciones que puedan tener los empleados.

La capacidad de anticipar la retención del talento no sólo reduce los costos asociados a la contratación y la capacitación de nuevos empleados, sino que también contribuye a mantener un ambiente de trabajo estable y productivo. Los empleados que se sienten valorados y comprendidos son más propensos a comprometerse con la empresa a largo plazo. Por eso es tan importante crear y mantener una cultura organizativa y una motivación del empleado con buena salud.

4. Desarrollo de habilidades personalizado

Uno de los aspectos más valiosos de la inteligencia artificial (IA) en la gestión del talento es su capacidad para ofrecer un desarrollo de habilidades personalizado para los empleados. La formación y el crecimiento profesional son elementos clave para el éxito de cualquier organización, y la IA ha llevado este área a un nuevo nivel de eficiencia y efectividad.

La IA utiliza algoritmos y análisis de datos para evaluar las fortalezas y debilidades de cada empleado de manera individual. Esto se basa en datos tales como el desempeño laboral, la evaluación de habilidades, la formación y experiencia adquiridas, etc. Con esta información la IA puede recomendar programas de formación y desarrollo que se adapten específicamente a las necesidades de cada empleado.

Algunos de los beneficios del desarrollo de habilidades personalizado con IA son los siguientes:

  • Aumento de la eficacia de la formación: Al dirigir la formación hacia áreas en las que un empleado necesita mejorar se aumenta la efectividad de la capacitación. Esto significa que los empleados adquieren habilidades relevantes de manera más rápida y precisa.
  • Mayor compromiso: Cuando los empleados sienten que la empresa invierte en su crecimiento y desarrollo profesional es más probable que estén comprometidos y satisfechos en sus roles. Esto lleva a una mayor retención del talento y una fuerza laboral más motivada.
  • Crecimiento profesional continuo: La IA puede proporcionar un plan de desarrollo a largo plazo para los empleados, identificando oportunidades de capacitación y avance en sus carreras. Esto es fundamental para retener a empleados talentosos y fomentar su lealtad a la empresa.
  • Adaptación a cambios en el mercado laboral: La IA puede mantenerse al tanto de las tendencias cambiantes en el mercado laboral y recomendar formación actualizada para mantener a los empleados al tanto de las demandas actuales.

5. Automatización de tareas repetitivas

La automatización de tareas repetitivas es una de las áreas en las que la inteligencia artificial ha demostrado un impacto significativo en la gestión del talento, así como en la mejora de los procesos. Esta automatización no solo ahorra tiempo sino que también permite a los profesionales de recursos humanos centrarse en actividades estratégicas y de mayor valor.

En el ámbito de la gestión del talento, existen muchas tareas administrativas que, aunque cruciales, pueden resultar monótonas y consumir una cantidad considerable de tiempo. Algunas de ellas incluyen el seguimiento del progreso de los empleados, la programación de entrevistas, la gestión de registros de capacitación y el monitoreo de la asistencia y las ausencias. La IA es una gran aliada de los recursos humanos, pudiendo asumir estas responsabilidades, ahorrando muchas horas y dinero a las organizaciones.

Por ejemplo, la programación de entrevistas es una tarea que puede llevar mucho tiempo, ya que implica coordinar horarios entre reclutadores y candidatos. La IA puede hacer esto de manera eficiente al analizar los horarios disponibles y programar entrevistas de manera automática. Esto no solamente ahorra tiempo, sino que también mejora la experiencia del candidato al ofrecer una programación rápida y conveniente.

La automatización también se aplica al seguimiento del progreso de los empleados. La IA puede generar informes periódicos sobre su rendimiento, identificando áreas de mejora y éxitos. Esto permite a los gerentes tomar decisiones basadas en datos para el desarrollo y la capacitación de las personas en las organizaciones.

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6. Análisis de datos en tiempo real

El análisis de datos en tiempo real es un aspecto crucial de la gestión del talento, y la inteligencia artificial ha demostrado ser una herramienta excepcional en este sentido. La capacidad de analizar datos en tiempo real proporciona información valiosa para la toma de decisiones estratégicas y la optimización de la gestión del talento. Obviamente, esto requiere de aplicaciones y cuadros de mando que permitan obtener esta información.

Análisis de datos
Análisis de datos

La IA puede analizar una amplia gama de datos relacionados con el desempeño y la satisfacción de los empleados en tiempo real. Algunos de los datos que se pueden monitorear incluyen el rendimiento laboral, la asistencia, las evaluaciones de desempeño, las encuestas de satisfacción y los comentarios de los empleados o de los clientes y usuarios. A continuación se destacan algunos de los beneficios clave del análisis de datos en tiempo real:

  • Detección temprana de problemas: La IA puede identificar problemas o tendencias negativas en tiempo real, lo que permite a los departamentos de recursos humanos tomar medidas antes de que los problemas se agraven. Por ejemplo, si se detecta un descenso en el rendimiento de un empleado, se pueden adoptar medidas preventivas o correctivas de inmediato.
  • Optimización de estrategias de retención: El análisis de datos en tiempo real permite identificar a empleados que podrían estar considerando irse, lo que brinda la oportunidad de implementar estrategias de retención específicas para retener a estos talentos.
  • Medición del impacto de estrategias de formación: Cuando se llevan a cabo programas de formación la IA puede evaluar el impacto en el rendimiento de los empleados en tiempo real. Esto ayuda a determinar la efectividad de las estrategias de capacitación y realizar ajustes, si es necesario.
  • Toma de decisiones basada en datos: Los datos permiten la toma de decisiones por parte de la IA. Esto incluye decisiones relacionadas con promociones, bonificaciones, asignación de proyectos y desarrollo profesional.

La capacidad de acceder y analizar datos en tiempo real agiliza la gestión del talento y permite a las empresas ser más ágiles en su enfoque. Además, esta información actualizada y precisa es esencial para tomar decisiones informadas y estratégicas en un entorno empresarial en constante cambio.

7. Mejora de la experiencia del empleado

La mejora de la experiencia del empleado es un objetivo clave en la gestión del talento, y la inteligencia artificial ha demostrado ser una herramienta valiosa para lograrlo. La IA no solo optimiza la relación entre la empresa y sus empleados, sino que también puede aumentar la satisfacción y la productividad de estos.

La mejora de la experiencia del empleado no solo conduce a una fuerza laboral más satisfecha, sino que también puede tener un impacto significativo en la retención del talento. Los empleados que se sienten valorados, respaldados y escuchados tienden a ser más leales y comprometidos con la empresa. Además, una experiencia positiva del empleado puede atraer a nuevos talentos y mejorar la reputación de la empresa en el mercado laboral.

La IA puede desempeñar varios roles en la mejora de la experiencia del empleado:

  • Respuestas rápidas a preguntas: Podemos utilizar la IA para brindar respuestas rápidas y precisas a las preguntas frecuentes de los empleados (ej. chatbots internos). Esto ayuda a reducir la frustración y ahorra tiempo tanto a los empleados como al personal de recursos humanos.
  • Automatización de procesos de RR.HH.: Los empleados a menudo se enfrentan a tareas administrativas como solicitudes de días libres, actualizaciones de información personal y preguntas sobre beneficios. La IA puede automatizar estos procesos, lo que hace que sean más eficientes y menos propensos a errores. También pueden utilizarse las Actuaciones administrativas automatizadas (AAA).
  • Resolución de problemas: La IA puede ayudar en la resolución de problemas cotidianos que los empleados puedan enfrentar en el lugar de trabajo. Esto puede incluir asistencia en la resolución de conflictos, recomendaciones para mejorar el equilibrio entre el trabajo y la vida personal, y sugerencias para el desarrollo profesional.
  • Recomendaciones personalizadas: La IA puede analizar el historial y las preferencias de los empleados para ofrecer recomendaciones personalizadas, como oportunidades de capacitación y desarrollo de carrera que se adapten a sus necesidades y aspiraciones.

8. Ahorro de tiempo y recursos

En fin, y a modo de resumen, la inteligencia artificial ha demostrado ser una herramienta invaluable en la gestión del talento al generar un ahorro significativo de tiempo y recursos. Esta eficiencia es esencial en un entorno empresarial competitivo y en constante evolución.

Un área donde la IA brinda un ahorro de tiempo notable es en la automatización de tareas repetitivas. La gestión personas y del talento implica numerosas actividades administrativas, como se indicó, tales como la revisión de currículos, la programación de entrevistas, el seguimiento del desempeño de los empleados y la gestión de registros. La IA puede realizar estas tareas de manera rápida y precisa, liberando a los profesionales de recursos humanos para que se enfoquen en actividades estratégicas que requieren habilidades humanas, como la toma de decisiones, el asesoramiento de empleados y la planificación de estrategias de talento.

Otro aspecto fundamental en el ahorro de recursos es la optimización de la toma de decisiones. La IA puede analizar grandes cantidades de datos, como el desempeño de los empleados, las tasas de retención y la eficacia de las estrategias de formación. Esta información ayuda a las empresas a tomar decisiones más informadas y eficientes en cuanto a la gestión del talento, lo que a su vez reduce el riesgo de costosas equivocaciones.

FAQs

¿Qué se entiende por gestión del talento?

Son las técnicas destinadas a atraer, contratar, formar y retener a los empleados con más capacidades y talento para desarrollar su puesto de trabajo. La IA puede ayudar en ello, y las empresas deben incluir dicha función de RR.HH.

¿Cómo afecta la IA a la privacidad de los empleados?

La IA plantea preocupaciones legítimas sobre la privacidad, pues se pueden obtener datos personales. Sin embargo, se están tomando medidas legales, como la Ley de la inteligencia artificial, para reducir las brechas de seguridad y asegurar la protección de datos personales.

¿Puede la IA reemplazar completamente a los profesionales de RRHH?

Si bien la IA es poderosa, todavía se necesita el toque humano en la gestión del talento. La IA es una herramienta que complementa las habilidades de los profesionales de RRHH, pero no los reemplaza.

¿Cuáles son los beneficios clave de combinar IA y gestión del talento?

Los beneficios incluyen una toma de decisiones más informada y procesos de reclutamiento más rápidos y efectivos. También consigue empleados más comprometidos y competentes, y ahorro de tiempo y costes en la gestión de personas.

¿Cómo puedo empezar a integrar la IA en mi estrategia de gestión del talento?

Comienza por identificar áreas específicas en las que la IA puede ayudar, como aquellas que requieren mucho esfuerzo o supone un trabajo repetitivo. Fórmate en lo que puede hacer la IA por tu organización. Luego, busca soluciones de software o empresas especializadas que se adapten a tus necesidades.

¿Qué tendencias futuras podemos esperar en la gestión del talento con IA?

La IA ayudará a los empleados a tomar mejores decisiones y a mejorar sus capacidades y, por tanto, su talento.

¿Qué aporta la inteligencia artificial al área de recursos humanos?

La IA ayuda, fundamentalmente, en la toma de decisiones y ahorra de costes y tiempo. También reduce el trabajo más tedioso de los empleados, que podrán dedicarse a tareas que porten más valor.

La ética de la IA en la gestión de recursos humanos

La inteligencia artificial (IA) está transformando rápidamente la gestión de recursos humanos en las empresas y Administraciones Públicas. Esta tecnología ha demostrado ser eficiente y económica para mejorar la productividad, agilizar los procesos de selección y optimizar la toma de decisiones en la gestión del personal. Sin embargo, junto con sus ventajas, también se plantean indudables desafíos, entre los que se encuentra la ética de la IA.

En este artículo, expondré algunos de los retos éticos que la IA presenta en este campo y cómo las organizaciones pueden enfrentarlos de manera responsable.

Ética de la IA en recursos humanos

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La revolución de la IA en la gestión de personas

La IA ha revolucionado la gestión de los recursos humanos en varios aspectos. Una de las funciones en las que más se ha notado su impacto ha sido la selección. Esto es así porque se trata de procedimientos muy estandarizados, pero a la vez tediosos, mecánicos y que no aportan valor a las personas. En definitiva, se pierde mucho tiempo y la IA puede ahorrarlo.

Los algoritmos de IA pueden analizar grandes volúmenes de currículums y perfiles en línea para identificar a los candidatos más adecuados para un puesto, ahorrando tiempo y recursos. También se está aplicando para realizar entrevistas de trabajo, gracias a las habilidades, cada vez mayores, de los modelos de lenguaje automatizado. Los candidatos son entrevistados y mantienen una conversación casi totalmente natural con una IA, que extrae las conclusiones y puntuaciones, según los parámetros previamente indicados para el puesto de que se trate.

Por otro lado, la IA también se utiliza para evaluar el desempeño de los empleados, proporcionando ayuda a los departamentos de personal a la hora de crear los cuestionarios, las propias entrevistas, examinando todos los datos y brindando recomendaciones para el desarrollo profesional y la promoción.

La automatización de tareas administrativas rutinarias en la gestión de personas permite, en suma, que los profesionales de recursos humanos se centren en actividades más estratégicas y orientadas hacia el talento. Sin embargo, el uso creciente de la IA en este campo también plantea preocupaciones éticas que deben ser abordadas de manera proactiva.

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El desafío de la transparencia

Uno de los principales retos éticos de la IA en la gestión de personas (y en general) es la falta de transparencia en los algoritmos utilizados.

A grandes rasgos, estos no son más que líneas de código (programados generalmente en Python, R, etc.) que programan -valga la expresión- la IA para que realice las tareas y ofrezca los resultados que se esperan de ella. Esta programación, en sí, es entendible por los humanos, pero dentro de la ejecución de la IA, sobre todo durante su entrenamiento, siempre hay una «capa oculta», en la que realiza sus cálculos para encontrar patrones, que suelen escapar a la comprensión humana.

Por ello, a menudo las decisiones tomadas por la IA son difíciles de comprender y explicar, lo que puede resultar en falta de confianza por parte de los empleados y candidatos. La opacidad en los procesos de selección y evaluación puede llevar a percepciones de discriminación o sesgo, incluso si no están presentes.

Para abordar este desafío, las organizaciones deben esforzarse por garantizar la transparencia en sus sistemas de IA. Esto implica documentar y explicar claramente cómo se utilizan los algoritmos en la gestión de personas y cómo se toman las decisiones. Además, se debe proporcionar a los empleados y candidatos la oportunidad de cuestionar y apelar las decisiones tomadas por la IA.

Para regular este importante aspecto de la toma de decisiones apoyada por la IA se aprobó la Ley 15/2022, integral para la igualdad de trato y la no discriminación. dicha ley establece en su artículo 23 que:

las administraciones públicas favorecerán la puesta en marcha de mecanismos para que los algoritmos involucrados en la toma de decisiones que se utilicen en las administraciones públicas tengan en cuenta criterios de minimización de sesgos, transparencia y rendición de cuentas, siempre que sea factible técnicamente.

IA y rrhh
IA y rrhh

Sesgo y discriminación

Otro reto ético importante es el sesgo inherente en los datos utilizados para entrenar los sistemas de IA. Si los datos de entrenamiento contienen sesgos de género, raza u otras características, los algoritmos pueden perpetuar estos sesgos en las decisiones de selección y evaluación. Esto puede resultar en discriminación injusta y perjudicial.

Ya se han dado casos tan graves (por afectar a derechos fundamentales) como en el ámbito penitenciario, en EE.UU. donde se denegaban la mayoría de solicitudes de libertad condicional de personas de color por un sesgo de los datos de entrenamiento.

En RR.HH esto se puede dar, por ejemplo, en las entrevistas de trabajo. En la empresa privada ya se están realizando entrevistas mediante una IA que puede utilizar una cámara para ver al entrevistado y captar sus expresiones. Los microgestos y la forma de expresarse el aspirante pueden dar pistas al entrevistador sobre su personalidad, con los peligros que ello conlleva, aunque con ventajas para la organización.

Estos sistemas de reconocimiento facial estarían prohibidos con la nueva Ley de IA de la UE al inmiscuirse en la intimidad de las personas y poder extraer sus rasgos de personalidad, aunque nada impide que en una entrevista con un entrevistador psicólogo se realice la misma tarea.

Para abordar este problema, las organizaciones deben implementar estrategias sólidas para eliminar sesgos de datos y algoritmos. Esto implica revisar y limpiar regularmente los conjuntos de datos utilizados, así como supervisar continuamente las decisiones de la IA en busca de posibles sesgos.

Aquí entran en escena nuevas profesiones relacionadas con la inteligencia artificial, como los ingenieros de datos y los analistas de Big Data. Los equipos de desarrollo de IA deberían ser multidisciplinares para ayudar a identificar y abordar sesgos de manera más efectiva.

Privacidad y protección de datos

El uso de la IA en la gestión de personas también plantea cuestiones de privacidad y protección de datos. La recopilación y el análisis de datos personales pueden invadir la privacidad de los empleados y candidatos si no se manejan adecuadamente. Además, existe el riesgo de que los datos sean utilizados de manera inapropiada o se filtren, lo que podría tener graves consecuencias para la reputación de la organización y la confianza de los empleados. Estos problemas serían más graves, si cabe, en el ámbito de las AAPP.

Para abordar estos desafíos de la ética de la IA las organizaciones deben cumplir estrictamente con las leyes y regulaciones de privacidad de datos, como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) en Europa. Además, deben implementar políticas claras de privacidad y protección de datos y asegurarse de que los empleados estén informados sobre cómo se utilizan sus datos personales en los procesos de gestión de personas.

La formación e información resultan esenciales, incluyendo la materia de seguridad de los datos y cómo evitar filtraciones y el robo de información.

Responsabilidad y supervisión humana

Un aspecto crucial en la gestión ética de la IA en recursos humanos es la supervisión humana. A pesar de la automatización impulsada por aquella, los profesionales de rrhh deben mantener un papel activo en la toma de decisiones clave. La IA puede proporcionar recomendaciones valiosas, pero la decisión final debe recaer en manos humanas. Dejar las decisiones SÓLO en manos de la IA es, todavía, peligroso.

Las organizaciones deben establecer procesos de supervisión claros que incluyan la revisión y validación de las decisiones tomadas por los algoritmos. Esto garantiza que se mantenga la responsabilidad humana y se evita la delegación completa de decisiones importantes a los algoritmos. De hecho, la Ley 40/2015, al regular las actuaciones administrativas automatizadas, así lo prevé en su artículo 41. Se echa en falta, no obstante, que se hubiese regulado también en la Ley 15/2022.

Conclusiones

La inteligencia artificial ofrece enormes ventajas en la gestión de personas, mejorando la productividad y la eficiencia. Sin embargo, para aprovechar plenamente estos beneficios y evitar discriminaciones, las organizaciones deberán abordar la ética de la IA y los retos que plantea esta tecnología.

La transparencia, la eliminación de sesgos, la protección de la privacidad y la supervisión humana, son elementos clave para garantizar que la IA se utilice de manera ética y responsable en la gestión de personas. Al hacerlo, las empresas pueden cosechar los beneficios de la IA sin comprometer los valores éticos y la confianza de los empleados y candidatos.

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Las oportunidades que ofrece la Inteligencia Artificial en las Administraciones Públicas son casi infinitas, tantas como ámbitos en los que ...
Inteligencia artificial y RRHH

Inteligencia artificial en la gestión de recursos humanos

¿Sabía que la inteligencia artificial aplicada a la gestión de recursos humanos está revolucionando el sector? Con el potencial que ...
Algoritmos y transparencia administrativa

Algoritmos y transparencia administrativa

Un algoritmo oculto resuelve las solicitudes del bono social. Según denuncia la Fundación Civio, aquel deja fuera del bono a ...
Inteligencia artificial en política

¿Podría la inteligencia artificial gobernar mejor que los políticos?

La Inteligencia artificial no deja de sorprender por los ámbitos en los que está dando resultados sorprendente. Ayuda a personas ...
La inteligencia artificial en la Administración: IBM Watson y la innovación pública

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Leía en el suplemento dominical El País Negocios del domingo 16 de octubre que se están llevando a cabo pruebas piloto con ...