Automatización de procesos administrativos en la Administración pública: AAA, RPA e IA

La robótica, la automatización de procesos y, más recientemente, la inteligencia artificial, son una realidad cada vez más cotidiana en las Administraciones públicas. Ya utilizamos la automatización de procesos administrativos casi sin darnos cuenta, con cualquiera de las aplicaciones informáticas que manejamos a diario. Sin embargo, aún queda mucho para aprovechar al máximo su potencial, sobre todo el de los sistemas automatizados más avanzados y, obviamente, el de la inteligencia artificial.

El presente contenido es una versión ampliada de mi artículo "Actuaciones administrativas automatizadas y automatización robótica de procesos en la gestión de personas", publicado en el nº 24 de la Revista vasca de gestión de personas y organizaciones públicas, donde estudio los modelos de automatización robótica de procesos (RPA) y las actuaciones administrativas automatizadas (AAA), como piezas clave para mejorar la eficacia y la eficiencia del sector público.

El sector público tiene cada vez más competencias y más trabajo; las necesidades de la sociedad son cada vez mayores y la saturación en muchos servicios públicos es casi una constante. La Administración debe aprovechar la tecnología para resolver dichas demandas con mayor eficacia y eficiencia, lo que ayuda a que el trabajo de los empleados públicos sea más productivo y económico en términos de coste/beneficio.

Qué es la automatización de procesos administrativos

La automatización de procesos administrativos consiste en utilizar medios tecnológicos para realizar, de forma total o parcial, tareas que forman parte del trabajo administrativo como la tramitación de expedientes, la gestión documental o la consulta de datos. Se trata, en suma, de que la tecnología ayude a la Administración pública y a su personal a prestar los servicios públicos de forma más óptima, sin dejar de lado las garantías jurídicas que protegen a los ciudadanos.

De todas las formas en que puede utilizarse la automatización administrativa, la idea central es que busca reducir cargas repetitivas, evitar errores materiales y agilizar la gestión pública, pero no debe confundirse con una pérdida de control sobre la actuación administrativa en sí.

La cuestión central no es sólo qué trámite puede automatizarse, sino cómo se automatiza y con qué garantías. Cuando la tecnología interviene en un expediente público, es necesario saber qué sistema se utiliza, qué órgano responde de su funcionamiento, cómo se supervisa el resultado y qué posibilidades tiene la persona interesada de conocer o impugnar una actuación que afecte a sus derechos o intereses. Esta dimensión jurídica es especialmente importante cuando hablamos de actuaciones administrativas automatizadas, RPA o sistemas de inteligencia artificial en la Administración pública.

Por eso, la automatización de trámites administrativos no debe abordarse como una moda tecnológica. Bien utilizada, puede mejorar la eficacia administrativa, liberar tiempo de los empleados públicos y ofrecer un servicio más rápido y trazable a la ciudadanía. Mal planteada, en cambio, puede limitarse a acelerar procedimientos mal diseñados o a trasladar al sistema informático errores que antes se producían manualmente. Automatizar no es hacer lo mismo más deprisa; es revisar el procedimiento para hacerlo mejor, con seguridad jurídica, transparencia y responsabilidad pública.

Diferencia entre digitalizar, automatizar y transformar un procedimiento

Digitalizar, automatizar y transformar son conceptos necesarios cuando hablamos de este ámbito, pero no son equivalentes. Se utilizan con frecuencia como si fueran fases de un mismo proceso, pero responden a objetivos distintos. La confusión no es baladí, pues muchas Administraciones han avanzado en administración electrónica sin haber revisado realmente sus procedimientos. Han sustituido el papel por expedientes electrónicos, formularios en sede electrónica o notificaciones digitales, pero mantienen trámites internos complejos, duplicidades, circuitos manuales y comprobaciones repetitivas que consumen tiempo y recursos.

Digitalizar significa pasar a soporte electrónico lo que antes se hacía en papel. Es el primer paso de la transformación digital, un avance necesario pero no suficiente. Un documento escaneado, una solicitud presentada por registro electrónico o un expediente tramitado en una aplicación informática no implican por sí mismos que el procedimiento sea más sencillo, más rápido o más inteligente. En muchos casos, la digitalización reproduce en formato electrónico los mismos problemas que ya existían en el procedimiento tradicional.

Digitalizar no sólo implica pasar el papel por un escáner; supone que el contenido de ese archivo generado debe incluir unos metadatos y, sobre todo, haber pasado por un proceso de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) que permitan a las aplicaciones informáticas extraer y entender lo que dice. Normalmente el sistema OCR se encuentra incluido en la fotocopiadora/escáner, pero otras máquinas carecen del módulo OCR y será necesario «pasar el OCR» aparte.

Automatizar supone un paso más. Implica que una parte del procedimiento se ejecuta sin intervención manual en cada actuación concreta. El sistema puede comprobar datos, clasificar documentos, generar avisos, emitir certificados, trasladar expedientes entre unidades, preparar borradores o realizar comunicaciones conforme a reglas previamente definidas. En la Administración pública, esta automatización puede adoptar formas distintas: actuaciones administrativas automatizadas, sistemas RPA, herramientas de gestión documental, flujos BPM o soluciones basadas en inteligencia artificial.

Transformar procedimientos: el quid de la cuestión

Transformar supone, en suma, el resultado esperado con los pasos anteriores, pasar de procedimientos manuales, lentos y netamente burocráticos a otros ágiles, eficaces y eficientes. No obstante, no pensemos que la automatización equivale necesariamente a una verdadera transformación. Una Administración puede automatizar tareas de un procedimiento mal diseñado y conseguir que funcione más rápido, pero no mejor. Si el trámite es innecesariamente complejo, si se solicitan documentos que ya obran en poder de la Administración o si existen controles duplicados, la automatización solo acelerará una mala praxis administrativa.

Transformar un procedimiento exige revisar su finalidad, su fundamento jurídico, sus fases, los datos necesarios, los órganos intervinientes y las garantías aplicables. No se trata únicamente de introducir tecnología, sino de repensar el procedimiento para hacerlo más simple, más seguro y más orientado al ciudadano. La transformación requiere preguntarse qué actuaciones son realmente necesarias, cuáles pueden eliminarse, cuáles integrarse con otras y, sobre todo, si pueden automatizarse sin afectar a los derechos de los destinatarios.

Para entender claramente estos conceptos podemos resumirlos del siguiente modo: digitalizar cambia el soporte, automatizar cambia la ejecución de determinadas tareas y transformar cambia el diseño del procedimiento. Por eso, antes de implantar inteligencia artificial, RPA o actuaciones administrativas automatizadas, conviene analizar el procedimiento completo. Debería quedarnos claro que la tecnología debe servir a la simplificación administrativa, no a consolidar la complejidad ya existente.

Qué son las actuaciones administrativas automatizadas (AAA)

Las actuaciones administrativas automatizadas son, de manera resumida, el nombre con que la Ley 40/2015, de régimen jurídico del sector público, ha denominado la automatización de procesos en la administración. Profundizaremos un poco más adelante en sus aspectos legales.

Su importancia no está sólo en la tecnología utilizada sino en sus efectos jurídicos. Una actuación administrativa automatizada puede intervenir en la emisión de certificados, la generación de documentos, la práctica de comunicaciones, la comprobación de requisitos o la producción de determinados actos administrativos cuando las reglas aplicables están previamente definidas.

Empero, una actuación administrativa automatizada no es simplemente “un trámite que hace una máquina”. Es una forma jurídicamente relevante de actuación administrativa que exige seguridad, trazabilidad, competencia, control y respeto a los derechos de las personas interesadas. Exigencias que, obviamente debe cumplir cualquier automatización al depender jurídicamente de las AAA.

Qué es la automatización robótica de procesos (RPA)

La automatización robótica de procesos, o RPA, consiste en utilizar programas capaces de ejecutar tareas repetitivas sobre aplicaciones informáticas existentes. No hablamos de robots físicos, sino de soluciones de software que imitan determinadas acciones humanas: abrir una aplicación, introducir datos, consultar una base de datos, descargar un archivo, cumplimentar campos o trasladar información de un sistema a otro.

Si tiene ocasión de probar un RPA, tras programar los pasos que debe dar en su aplicación de escritorio, verá cómo se mueve el ratón, se trasladan datos de un lado a otro, se rellenan formularios, etc. Se trata, en definitiva, de que el software actúa sobre el ordenador como si la persona estuviese delante del mismo.

En la Administración pública, los sistemas RPA pueden resultar útiles cuando existen tareas de gran volumen, reglas claras y bajo margen de interpretación. Por ejemplo, pueden emplearse para revisar expedientes, extraer datos de formularios, comprobar información en registros, generar listados, preparar comunicaciones o actualizar aplicaciones que no están conectadas entre sí.

La principal ventaja del RPA es que permite automatizar procesos administrativos sin sustituir de inmediato todos los sistemas informáticos existentes. Esto lo convierte en una herramienta especialmente interesante para organizaciones con aplicaciones antiguas, bases de datos dispersas o procedimientos internos todavía muy manuales.

Ahora bien, un sistema RPA no debe utilizarse para ocultar problemas de fondo. Si un procedimiento está mal diseñado, tiene duplicidades o exige comprobaciones innecesarias, automatizarlo puede hacerlo más rápido, pero no necesariamente mejor. Antes de implantar RPA conviene revisar el proceso, simplificarlo y decidir qué tareas pueden automatizarse con seguridad jurídica y funcional.

Qué aporta la inteligencia artificial (IA)

La inteligencia artificial supone un nuevo nivel en las capacidades de automatizar procesos. Desde mi punto de vista no se trata de que la IA, por sí sola, vaya a automatizar determinados procedimientos, sino que podemos utilizarla dentro o en conjunción con otras herramientas para mejorar, y mucho, los resultados de la automatización. La inteligencia artificial aporta capacidades que van más allá de la mera repetición de tareas. Mientras un sistema RPA o una AAA ejecutan reglas predeterminadas, la IA puede ayudar a interpretar información, clasificar documentos, extraer datos de textos, detectar anomalías, distribuir documentos del registro de entrada, generar borradores, resumir expedientes o apoyar la toma de decisiones administrativas.

Sin embargo, su incorporación exige más cautela que otros sistemas de automatización. La inteligencia artificial trabaja con probabilidades, patrones y modelos, no siempre con reglas jurídicas cerradas. Por eso no debe confundirse una sugerencia generada por IA con una decisión administrativa válida. Recordemos los problemas de sesgos y alucinaciones que pueden tener, además de que no siempre van a dar la misma respuesta exacta ante la misma pregunta; no son deterministas. Estamos inmersos en una fase muy temprana aún, de la IA, a pesar de los pasos de gigante que se dan día a día.

No obstante, en la Administración pública su valor no está en sustituir indiscriminadamente al empleado público, sino en ayudarle a tramitar mejor, detectar errores, manejar grandes volúmenes de información y prestar un servicio público más ágil sin reducir las garantías del procedimiento. Por ejemplo, como asesor profesional está ofreciendo una ayuda impagable, generando borradores de normas, informes, resoluciones; siempre, claro está, dependiendo de la posterior e imprescindible revisión humana.

Ya se está utilizando la IA en la Administración, y buena prueba de ello son los usos que menciono en entradas de este blog como inteligencia artificial y gestión del talento, o inteligencia artificial y gestión documental.

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Marco jurídico de la automatización administrativa

En el sector público cualquier sistema que intervenga en la tramitación de expedientes, en la emisión de documentos o en la adopción de decisiones debe encajar en un marco jurídico que garantice competencia, responsabilidad, seguridad, transparencia y respeto a los derechos de las personas interesadas.

Esta idea es esencial. No basta con que una herramienta permita ahorrar tiempo o reducir cargas de trabajo. La automatización de procesos administrativos debe responder a una finalidad legítima, estar correctamente diseñada y permitir conocer quién responde por el funcionamiento del sistema. De lo contrario, corremos el riesgo de sustituir la lentitud administrativa por una automatización opaca, rápida, pero jurídicamente insegura.

El marco normativo básico se encuentra en la Ley 40/2015, de Régimen Jurídico del Sector Público, el Real Decreto 203/2021, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos, la normativa de protección de datos y, más recientemente, el Reglamento europeo de inteligencia artificial. Este conjunto normativo no impide automatizar, al contrario, permite avanzar. Pero exige hacerlo bien, especialmente cuando la automatización puede producir efectos jurídicos o afectar a derechos e intereses legítimos de los ciudadanos.

La Ley 40/2015: artículos 41 y 42

La Ley 40/2015, de Régimen Jurídico del Sector Público, define y regula la actuación administrativa automatizada y constituye el punto de partida para cualquier proyecto serio de automatización administrativa.

«Se entiende por actuación administrativa automatizada, cualquier acto o actuación realizada íntegramente a través de medios electrónicos por una Administración Pública en el marco de un procedimiento administrativo y en la que no haya intervenido de forma directa un empleado público» (artículo 41 de la Ley 40/2015, de Régimen Jurídico del Sector Público).

Podemos destacar dos puntos esenciales en la definición: la realización de trámites (actos o actuaciones) totalmente informatizados; y la no intervención directa de un empleado público (funcionario o personal laboral). La norma exige, además, que se determine previamente qué órgano es competente para definir las especificaciones, programación, mantenimiento, supervisión, control de calidad y, en su caso, auditoría del sistema y de su código fuente. También debe identificarse el órgano responsable a efectos de impugnación.

No estamos, por tanto, ante una simple automatización interna. Si la actuación se realiza íntegramente por medios electrónicos y produce efectos dentro de un procedimiento, debe quedar claro quién diseña el sistema, quién lo controla y ante quién puede reaccionar el ciudadano.

El artículo 42, por su parte, completa este régimen al regular los sistemas de firma de la actuación administrativa automatizada. La Administración puede utilizar sello electrónico o código seguro de verificación, permitiendo comprobar la integridad del documento a través de la sede electrónica correspondiente. Esta previsión es clave, pues una actuación automatizada no puede quedar desligada de la autenticidad, integridad y trazabilidad del documento administrativo que produce.

El Real Decreto 203/2021

El Real Decreto 203/2021, desarrolla el funcionamiento electrónico del sector público y concreta aspectos muy relevantes para la automatización de procesos administrativos. Su importancia no está solo en regular medios electrónicos, sino en ordenar cómo deben utilizarse dentro de una Administración que actúa cada vez más mediante sistemas informáticos, documentos electrónicos, sedes electrónicas, sellos, códigos seguros de verificación y expedientes digitales.

Una previsión especialmente relevante es la obligación de que las sedes electrónicas incluyan una relación actualizada de las actuaciones administrativas automatizadas vinculadas a servicios, procedimientos y trámites. Cada una debe ir acompañada de la descripción de su diseño y funcionamiento, los mecanismos de rendición de cuentas y transparencia, así como los datos utilizados en su configuración y aprendizaje.

Este punto no debería pasar desapercibido. La automatización administrativa no puede funcionar como una caja negra. Si una Administración utiliza actuaciones automatizadas debe poder explicar qué hace el sistema, con qué datos, bajo qué reglas y con qué mecanismos de control. No hay más que recordar el famoso caso BOSCO sobre la concesión del bono social mediante algoritmos.

El Real Decreto también regula los sistemas de identificación, firma y verificación, incluyendo los sistemas de firma para la actuación administrativa automatizada, el sello electrónico y el código seguro de verificación. Todo ello conecta la automatización con una exigencia básica: que el ciudadano pueda comprobar la autenticidad e integridad de lo que recibe.

Protección de datos y decisiones automatizadas

La automatización de procesos administrativos suele implicar tratamiento de datos personales, y más en la Administración por su propia finalidad. Sólo hay que pensar en expedientes tributarios, ayudas, subvenciones, licencias, recursos humanos, servicios sociales o procedimientos sancionadores.

El punto más delicado aparece cuando la automatización no se limita a ordenar documentos o realizar comprobaciones internas, sino que interviene en decisiones que producen efectos jurídicos sobre una persona. El artículo 22 del Reglamento General de Protección de Datos reconoce el derecho a no ser objeto de una decisión basada únicamente en un tratamiento automatizado, incluida la elaboración de perfiles, cuando produzca efectos jurídicos o afecte significativamente de modo similar.

Esto no significa que toda automatización esté prohibida, significa que hay que saber discernir cuándo nos encontramos con un uso permitido y uno prohibido. No es lo mismo automatizar la generación de un aviso, la clasificación de documentos o la consulta de datos, que adoptar una decisión administrativa individual sin intervención humana real.

La intervención humana, además, no puede ser puramente formal. Debe permitir revisar el resultado, comprender el criterio aplicado y corregir errores. En la Administración pública, donde -como venimos repitiendo- las decisiones afectan a derechos, deberes, prestaciones o situaciones jurídicas individualizadas, la protección de datos exige una especial cautela, evaluación previa, minimización de datos, transparencia y garantías efectivas para las personas interesadas.

Reglamento europeo de inteligencia artificial, ley de la IA

El Reglamento europeo de inteligencia artificial añade una nueva capa al marco jurídico de la automatización administrativa. Su enfoque parte de una idea sencilla: no todos los sistemas de IA presentan el mismo riesgo. Por eso establece obligaciones diferentes según el uso previsto y el impacto que puedan tener sobre la salud, la seguridad o los derechos fundamentales.

Para la Administración pública esto es especialmente importante. Determinados sistemas utilizados para decidir sobre prestaciones, servicios públicos esenciales, ayudas, protección social o acceso a derechos pueden considerarse de alto riesgo, precisamente porque afectan a personas que suelen encontrarse en una posición de especial dependencia frente a la Administración. El propio Reglamento advierte del impacto que estos sistemas pueden tener cuando sirven para conceder, denegar, reducir, revocar o reclamar la devolución de prestaciones o servicios públicos esenciales.

La consecuencia es clara: la inteligencia artificial en la Administración no puede implantarse como una simple herramienta de productividad. Debe diseñarse con gestión de riesgos, documentación, trazabilidad, supervisión humana, precisión, ciberseguridad y mecanismos que permitan interpretar sus resultados.

No se trata de renunciar a la inteligencia artificial; sería un error. Se trata de aplicarla con prudencia jurídica y sentido institucional. La Administración puede, y debe, aprovecharla para mejorar la automatización de procesos administrativos, pero sin olvidar que su finalidad última no es impresionar con tecnología, sino servir mejor al ciudadano.

Qué procesos administrativos pueden automatizarse

La automatización de procesos administrativos tiene más sentido cuando se aplica a tareas repetitivas, con reglas claras, datos estructurados y escaso margen de discrecionalidad. No todo procedimiento debe automatizarse, ni toda automatización supone una actuación administrativa automatizada en sentido jurídico estricto. Conviene distinguir entre automatizar tareas internas, asistir al empleado público y producir actos administrativos sin intervención humana directa.

Los mejores candidatos suelen ser aquellos procedimientos en los que la Administración comprueba requisitos objetivos: identidad, empadronamiento, pago, alta en un registro, situación tributaria, cumplimiento de plazos, existencia de documentación o datos ya disponibles en otras Administraciones. En estos casos, la tecnología puede reducir tiempos de tramitación, evitar errores materiales y liberar al personal de tareas que apenas aportan valor añadido.

Ahora bien, la automatización administrativa no debe utilizarse para resolver de forma mecánica aquello que exige valoración jurídica, ponderación de intereses o juicio técnico. Precisamente por eso, los casos más adecuados son la emisión de certificados, el registro de entrada, determinadas subvenciones, licencias regladas, o notificaciones electrónicas.

Emisión de certificados

La emisión de certificados (o volantes) es uno de los ámbitos más claros para automatizar procedimientos administrativos. Normalmente se trata de acreditar datos que ya constan en poder de la Administración: empadronamiento, vida laboral, estar al corriente de determinadas obligaciones, inscripción en registros, titularidad de derechos o existencia de antecedentes administrativos.

La Diputación Provincial de Ciudad Real, por su parte, utiliza AAA para emitir certificados a los empleados públicos y conceder permisos.

Este tipo de automatizaciones tiene pleno sentido porque el sistema no está valorando discrecionalmente una solicitud, sino comprobando datos existentes y generando un documento acreditativo. Aun así, deben quedar bien definidos el órgano responsable, el sistema de firma, la posibilidad de verificación y los supuestos en los que no procede la emisión automática, por ejemplo cuando existan datos históricos no digitalizados, discrepancias o necesidad de comprobación manual.

Registro de entrada y distribución de documentos

El registro de entrada es otro de los puntos donde la automatización puede producir mejoras inmediatas. La Administración recibe cada día solicitudes, escritos, comunicaciones y documentación anexa que deben registrarse, digitalizarse, clasificarse y remitirse a la unidad competente. Si ese circuito sigue dependiendo de revisiones manuales innecesarias, la tramitación nace ya con retraso.

En España existen soluciones consolidadas en este ámbito. GEISER permite gestionar los libros de registro de entrada y salida, incluyendo la digitalización de la documentación presentada en oficinas de registro. ORVE ofrece una oficina de registro virtual en la nube para gestionar oficinas de registro. Y el Sistema de Interconexión de Registros SIR permite intercambiar asientos registrales entre Administraciones, eliminando el tránsito físico de papel y reduciendo costes de manipulación y remisión.

A partir de esa base, pueden automatizarse tareas como la captura de metadatos, la asignación del órgano destinatario, la detección del procedimiento, la generación de justificantes, la remisión interna y la alerta de documentación incompleta. Y en este sentido la IA puede ayudar mucho, pues puede leer y entender el texto de los documentos, no sólo los metadatos, con lo que las oportunidades se amplían muchísimo a la hora de distribuir documentos.

En las pruebas que he realizado en una simulación con ChatGPT dándole instancias (ficticias), los resultados han sido sorprendentes. Si se implementan aplicaciones con modelos de IA, programadas para este fin y conectadas a los registros de las administraciones públicas, se logrará liberar de una gran cantidad de trabajo al personal de estos servicios.

La cautela está en no confundir distribución automatizada con calificación jurídica definitiva. Un sistema puede ayudar a identificar el destino probable de un documento, pero si existen dudas sobre el procedimiento, la competencia o los efectos jurídicos del escrito, debe mantenerse la intervención del empleado público.

Gestión de subvenciones

Las subvenciones son un terreno especialmente interesante para la automatización, aunque también delicado. En muchos procedimientos se repiten comprobaciones objetivas: identidad, representación, cumplimiento de requisitos, presentación en plazo, importe solicitado, documentación aportada, situación tributaria, Seguridad Social, compatibilidad con otras ayudas o justificación del gasto.

El Sistema Nacional de Publicidad de Subvenciones y Ayudas Públicas, vinculado a la BDNS, es ya una pieza esencial para la transparencia de convocatorias, ayudas de minimis, ayudas de Estado y concesiones. Además, en el marco de fondos europeos se han previsto soluciones tecnológicas para la digitalización y automatización de procedimientos de ayudas y subvenciones en entidades locales.

Un caso significativo fue la regulación andaluza de determinadas ayudas, en la que el procedimiento se iniciaba e impulsaba de oficio mediante datos facilitados por el SEPE y el Instituto Social de la Marina, priorizando a las personas trabajadoras según criterios objetivos como la base reguladora de la prestación.

Aquí la automatización debe utilizarse con prudencia. Puede comprobar requisitos, ordenar expedientes, detectar incompatibilidades, generar requerimientos y preparar propuestas. Pero cuando existen criterios de valoración, concurrencia competitiva o apreciación técnica, la decisión final no debería quedar reducida a una operación mecánica sin garantías.

Licencias y autorizaciones

Las licencias y autorizaciones también pueden automatizarse parcialmente, sobre todo cuando se apoyan en requisitos reglados. Pensemos en declaraciones responsables, licencias urbanísticas simples, autorizaciones de ocupación, permisos sujetos a condiciones objetivas o comprobaciones de compatibilidad con planeamiento, padrón, catastro, actividad económica o registros municipales.

En materia urbanística, el Ayuntamiento de Madrid ha impulsado la plataforma Madrid-DBP para automatizar y agilizar la tramitación de licencias urbanísticas. La documentación municipal previa ya planteaba un sistema capaz de comprobar parámetros urbanísticos dentro del procedimiento de licencia de forma automatizada, con el objetivo de mejorar la eficiencia, reducir tiempos y aumentar la transparencia de las comprobaciones normativas.

Este es un buen ejemplo de hacia dónde puede avanzar la automatización administrativa: no necesariamente sustituyendo al técnico o al jurídico, sino ayudando a comprobar datos objetivos, detectar incumplimientos evidentes y acelerar la revisión del expediente.

La clave está en delimitar qué parte del procedimiento puede automatizarse. No es lo mismo verificar automáticamente si se ha aportado un plano, si la parcela está en una zona concreta o si se supera una altura máxima, que valorar la compatibilidad de una actuación compleja con el interés público, el patrimonio, el medio ambiente o la seguridad. Lo primero puede automatizarse; lo segundo exige criterio técnico y jurídico.

Publicación de anuncios en el Tablón Edictal Único (TEU)

La publicación de anuncios de notificación por comparecencia en el TEU del Boletín Oficial del Estado suele ser un proceso sencillo pero que obliga a rellenar un formulario y realizar varios pasos cuando se utiliza la referida opción de formulario. La alternativa es la subida de un archivo .xml que ninguna aplicación (que conozca) hace. La inteligencia artificial permite crear aplicaciones de todo tipo; esa posibilidad es la que he aprovechado para desarrollar una sencilla aplicación web que convierta un anuncio de texto en un archivo XML listo para subir al BOE.

La aplicación está programada con HTML y Javascript, y funciona en cualquier navegador sin usar servidores ni bases de datos, por lo que es fácilmente utilizable. La aplicación está ya configurada para el uso en mi administración con el código DIR3 y demás datos, pero se puede configurar fácilmente. Permite configurar quién es el firmante del anuncio (que aparece al final del documento) y el email de contacto. La ventaja de las aplicaciones realizadas mediante el llamado vibe coding (sin conocimientos de programación) o el low coding (con algunos conocimientos) gracias a la IA es que las podemos configurar, mejorar y adaptar en cualquier momento. No obstante, aunque se esté hablando mucho de vibe coding siempre es mucho mejor tener algunos conocimientos para poder tocar y modificar cosas de manera más rápida.

Una vez subido el texto del anuncio, se selecciona la fecha de publicación (por defecto la aplicación lo pone al tercer día siguiente) y si se trata de uno o varios procedimientos dentro del anuncio, así como el nombre identificativo del mismo. Se pulsa el botón y se genera un archivo xml listo para subir directamente al TEU.

No obstante, aquí hay que realizar una importante reserva, pues la democratización de la IA ha hecho que cualquier empleado público, desde su ordenador, pueda crear aplicaciones con su mejor intención, pero que no hayan pasado unos mínimos filtros de seguridad. Este uso personal de la IA (denominado Shadow AI) supone un problema de seguridad para las organizaciones, haciéndose necesario establecer controles y protocolos adecuados para evitar fugas de información u otros problemas.

Recursos humanos y gestión de personas

La gestión de personas en la Administración pública contiene numerosos procesos susceptibles de automatización: altas y bajas, permisos, vacaciones, certificados de servicios prestados, control de vencimientos, formación, bolsas de trabajo, provisión de puestos, méritos, carrera profesional, nóminas, expedientes personales y comunicaciones internas.

Un ejemplo se encuentra en la Seguridad Social. La Tesorería General ha determinado como actuaciones administrativas automatizadas la emisión y notificación de resoluciones relativas a altas y bajas de trabajadores por cuenta ajena en determinados regímenes, así como actuaciones vinculadas al Sistema RED.

En recursos humanos, la automatización puede aportar mucho valor, pero conviene evitar un error frecuente: reducir la gestión de personas a pura tramitación. Automatizar permisos, certificados o comprobaciones es razonable. Automatizar sin control la evaluación del desempeño, la valoración de méritos o decisiones que afectan a carrera y retribuciones exige muchas más garantías, porque ahí no solo hay datos, sino juicio profesional, motivación y derechos del empleado público.

Notificaciones y comunicaciones electrónicas

Las notificaciones y comunicaciones electrónicas son uno de los ámbitos donde la automatización resulta más natural. Una vez dictado un acto, el sistema puede preparar la notificación, seleccionar el canal correspondiente, ponerla a disposición del interesado, registrar la comparecencia, generar el acuse, controlar plazos y dejar constancia en el expediente.

Algunos ejemplos los encontramos en la Dirección Electrónica Habilitada única, DEHú, que funciona como punto único de notificaciones para todas las Administraciones públicas y facilita el acceso de ciudadanos y empresas a sus notificaciones y comunicaciones. Además, Notifica proporciona una plataforma para gestionar automáticamente notificaciones y comunicaciones administrativas.

Este tipo de automatización tiene una ventaja evidente: mejora la trazabilidad. El expediente puede reflejar cuándo se generó la notificación, cuándo se puso a disposición, si hubo acceso, cuándo se produjo la comparecencia y qué efectos jurídicos se derivan del transcurso de los plazos.

Otro posible caso de uso es utilizar la IA para convertir una notificación de lenguaje administrativo a lenguaje sencillo, entendible por cualquier ciudadano. Esta es una opción que recibió con mucho interés la Oficina del Defensor del Pueblo Andaluz en un curso sobre aplicaciones de la IA que les impartí, a buen seguro por la cantidad de quejas que reciben en este sentido.

Pero la automatización de la notificación no soluciona los defectos del acto notificado. Si la resolución está mal motivada, si se dirige a una persona incorrecta o si el procedimiento se ha tramitado indebidamente, el hecho de notificar electrónicamente y de forma automática no corrige el problema. La tecnología mejora el circuito, pero no sustituye la corrección jurídica del procedimiento.

Robotización de procesos administrativos en la Administración de Justicia

Un ejemplo más de automatización robótica de procesos en el sector público lo encontramos en la Administración de Justicia. El Ministerio de Justicia ha implantado soluciones RPA para automatizar tareas administrativas que antes se realizaban manualmente en sus unidades, dentro de un proceso más amplio de transformación digital orientado a mejorar la eficiencia, reducir tiempos y reasignar recursos hacia tareas de mayor valor.

Entre los procesos ya automatizados se citan la cancelación de antecedentes penales y la unificación de historiales en SIRAJ2, el apoyo automatizado en procedimientos de nacionalidad por residencia y sefardíes, la consulta de datos de filiación, el tratamiento de denegaciones de nacionalidad, la gestión de comunicaciones y documentos en comisiones rogatorias a través de TEMIS, así como el traspaso de expedientes entre LexNET y REGES.

La experiencia es interesante porque muestra una de las grandes ventajas del RPA en la Administración pública: permite automatizar tareas simples, repetitivas y propensas a errores sin modificar necesariamente las aplicaciones existentes, actuando como una capa adicional sobre los sistemas ya implantados. Puede consultarse la información oficial en la página del Servicio Público de Justicia sobre Robotización de Procesos Administrativos.

Ventajas de automatizar procesos administrativos

La automatización de procesos administrativos aporta una ventaja inmediata: reduce el tiempo dedicado a tareas repetitivas que no requieren una verdadera valoración jurídica o técnica. Consultar datos, trasladar información entre aplicaciones, generar documentos, emitir avisos, comprobar requisitos tasados o preparar comunicaciones son actuaciones necesarias, pero no siempre justifican la intervención manual constante de un empleado público.

También mejora la calidad de la tramitación. Un sistema bien diseñado puede evitar olvidos, duplicidades, errores de copia, retrasos en circuitos internos o pérdidas de información. Esto resulta especialmente relevante en procedimientos con alto volumen de expedientes, donde pequeñas ineficiencias diarias terminan generando una importante carga de trabajo acumulada.

Otra ventaja es la trazabilidad. La automatización permite dejar constancia de qué actuación se ha realizado, cuándo, con qué datos y bajo qué reglas. En una Administración que debe actuar con objetividad, transparencia y sometimiento pleno a la ley, esta capacidad de seguimiento no es un detalle técnico, sino una garantía del procedimiento.

Además, la automatización administrativa puede liberar tiempo para tareas de mayor valor: atención al ciudadano, análisis jurídico, mejora de procesos, planificación, inspección, control o resolución de expedientes complejos. No se trata de sustituir sin más al empleado público, sino de evitar que su trabajo se consuma en operaciones mecánicas que una herramienta puede realizar con mayor rapidez.

Riesgos y límites de la automatización administrativa

Por otro lado, la automatización administrativa no está exenta de riesgos. Puede mejorar la eficacia y reducir tiempos de tramitación, sí, pero también puede multiplicar los errores si se aplica sobre procedimientos mal diseñados, datos incompletos o reglas jurídicas incorrectamente trasladadas al sistema. Una Administración puede equivocarse una vez; un sistema automatizado puede repetir el mismo error cientos o miles de veces si no existen controles adecuados.

El primer límite es jurídico. No todo procedimiento administrativo puede automatizarse de la misma manera. Como ya señalé, son buenos candidatos aquellos trámites basados en requisitos objetivos, datos estructurados y comprobaciones tasadas. En cambio, cuando existe discrecionalidad administrativa, valoración técnica compleja, ponderación de intereses o afectación intensa a derechos de los ciudadanos, la intervención humana no debe desaparecer.

También existe un riesgo de opacidad. Si el empleado público no entiende cómo funciona el sistema, qué datos utiliza o por qué propone una determinada actuación, la automatización puede convertirse en una caja negra. Esto resulta especialmente grave cuando se utilizan herramientas de inteligencia artificial en la Administración pública, porque sus resultados pueden parecer objetivos aunque dependan de datos defectuosos, sesgos previos o criterios no suficientemente explicables.

Otro límite importante ya referido es la protección de datos. Muchos procesos administrativos trabajan con información sensible: expedientes tributarios, ayudas sociales, sanciones, recursos humanos, licencias o datos económicos. Automatizar no significa utilizar todos los datos disponibles, sino sólo los necesarios, con finalidad legítima, seguridad suficiente y garantías para las personas interesadas.

Por eso, la automatización de procesos administrativos debe implantarse con prudencia: análisis previo del procedimiento, identificación del órgano responsable, trazabilidad, auditoría, supervisión humana y mecanismos de revisión. La tecnología puede ayudar mucho a la Administración, pero no sustituye su obligación esencial: actuar con objetividad, legalidad y servicio efectivo al ciudadano.

Para profundizar en la automatización administrativa

Sobre esta materia he publicado en la Revista Vasca de Gestión de Personas y Organizaciones Públicas del IVAP el estudio «Actuaciones administrativas automatizadas y automatización robótica de procesos en la gestión de personas», en el que analizo la relación entre las actuaciones administrativas automatizadas, la automatización robótica de procesos y los retos jurídicos derivados de su implantación en las Administraciones públicas.