Cada día se generan centenares, si no miles, de documentos en las empresas y administraciones. Cada uno con su finalidad pero sin aportar, en muchas ocasiones, una visión de conjunto ni ofrecer información relacionada. La Inteligencia Artificial (IA) en la gestión documental está revolucionando la manera en que las organizaciones manejan sus datos y documentos. Este avance tecnológico no solo aumenta la eficiencia y precisión en el manejo de grandes volúmenes de información, sino que también abre nuevas posibilidades para el análisis y la toma de decisiones estratégicas.
En este artículo exploraremos las posibilidades que la IA ofrece en la gestión de documentos y archivos en empresas y administraciones, ofreciendo información sobre algunos casos de uso, con el fin de animar a los profesionales en archivística y documentación a explorar soluciones particulares que puedan implementar en sus trabajo.
Conceptos básicos de IA en la gestión documental
La gestión documental con inteligencia artificial implica el uso de tecnologías avanzadas como el Procesamiento del Lenguaje Natural (NLP, por sus siglas en inglés), el Aprendizaje Automático (Machine learning), y el Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR). Estas tecnologías, actualmente bastante desarrolladas, permiten a las máquinas leer, entender, organizar y extraer información valiosa de documentos y archivos:
- El OCR avanzado permite convertir diferentes tipos de documentos, incluso manuscritos, en texto digital procesable.
- El NLP facilita la comprensión y análisis de texto en lenguaje humano, como la búsqueda de información, la traducción de idiomas y la generación de texto.
- El Aprendizaje Automático, por otro lado, posibilita la clasificación y el análisis predictivo basados en patrones y tendencias en los datos.
Funcionamiento de un sistema de gestión documental con IA
Un sistema de gestión documental con IA funciona mediante la integración de varias tecnologías, como se comentó. Actualmente la creación documental ya es digital. Producimos nuestros documentos (texto, imagen, datos, etc.) en ordenadores, aunque después hay quien aún los imprime en papel. La digitalización documental es el primer paso para poder desarrollar una gestión documental óptima. Los sistemas OCR, ya integrados en las fotocopiadoras o a través de aplicaciones específicas, permiten reconocer el texto de documentos en papel o incluso digitalizados pero que se crearon en formato imagen (algunos pdf´s), y con ello tenemos un primer y esencial paso para el procesamiento documental, que la IA reconozca el contenido de dicha información.
La visión artificial también puede ayudar en la gestión de archivos , a través, por ejemplo del escaneado de imágenes o documentos antiguos, cuyo texto es reconocido con IA.
Una vez que la información está debidamente digitalizada y es reconocible, el NLP y el aprendizaje automático clasifican y analizan el contenido, facilitando la búsqueda y el acceso a la información relevante. Estos sistemas aprenden y se adaptan continuamente para mejorar la eficiencia en el procesamiento de documentos.
Cómo puede ayudar la IA en la gestión documental
La IA se puede utilizar en la gestión documental de una gran cantidad de formas, con el objeto de mejorar la eficiencia y la productividad. Algunos ejemplos específicos de cómo podemos utilizar la IA en este ámbito son:
- Clasificación de documentos: La IA se puede utilizar para clasificar automáticamente los documentos en función de su contenido, tipo o formato. Esto puede ayudar a mejorar la eficiencia de la búsqueda de documentos y el cumplimiento normativo.
- Extracción de información: Podemos utilizar la IA para extraer automáticamente información relevante de los documentos, como nombres, direcciones, fechas, etc. Esto puede ayudar a las empresas a ahorrar tiempo y recursos, y a tomar mejores decisiones.
- Generación de informes: La IA se puede utilizar para generar automáticamente informes a partir de datos de documentos. Esto puede ayudar a las empresas a obtener una visión general de sus datos y a identificar tendencias. Microsoft Copilot o Chatpdf son ejemplos de IA que generan resúmenes de documentos.
- Recuperación de documentos: La IA se puede utilizar para ayudar a los usuarios a encontrar los documentos que necesitan de manera más rápida y fácil. Esto puede ser especialmente útil en casos en los que hay una gran cantidad de documentos almacenados.
- Cumplimiento de regulaciones: Las organizaciones utilizan la IA para garantizar el cumplimiento de normativas y regulaciones. La tecnología puede procesar documentos y señalar qué reglas o requisitos se están cumpliendo y cuáles no, además de identificar permisos o licencias próximos a vencer. La IA también puede identificar información sensible o confidencial y garantizar su manejo adecuado.
- Archivo inteligencia y asistente: La IA permite un almacenamiento y categorización más eficientes de los documentos, facilitando la búsqueda y acceso rápido a la información requerida. Por ejemplo, puede ayudar a preparar presentaciones para clientes, encontrando y explicando datos relevantes de manera automática.
- Análisis de documentos: La IA se puede utilizar para analizar documentos para identificar patrones y tendencias. Esto puede ayudar a las empresas a tomar mejores decisiones y a mejorar sus operaciones. También es útil para poder consultar información contenida en los documentos, de una manera más rápida.
Modelos de IA en la gestión de documentos
Los avances en el entendimiento por las máquinas del lenguaje natural y sus innumerables aplicaciones han hecho que se hayan desarrollado diversos modelos de IA que se vienen aplicando a la gestión documental. Por ejemplo, Tesseract es un motor OCR de código abierto ampliamente utilizado para convertir imágenes en texto. En el campo del NLP, modelos como BERT y GPT, de OpenAI ofrecen capacidades avanzadas para entender y generar lenguaje natural, facilitando la clasificación y el análisis de contenido. Además, modelos de aprendizaje automático personalizados pueden ser entrenados para reconocer y organizar documentos según necesidades específicas, mejorando la eficiencia en procesos como la clasificación de documentos legales o médicos.
Empresas de gestión documental
Empresas de distintos sectores han implementado u ofrecen la inteligencia artificial para mejorar su gestión documental. Google, por ejemplo, utiliza IA avanzada para organizar y buscar información dentro de su vasto repositorio de documentos. IBM, con su plataforma Watson, ofrece soluciones de IA que ayudan en la clasificación y análisis de grandes volúmenes de datos. Además, startups especializadas en IA como UiPath y Automation Anywhere están proporcionando soluciones innovadoras en automatización de procesos documentales, utilizando robots de software para realizar tareas repetitivas y de clasificación de documentos.
OpenKM ofrece una plataforma robusta y flexible para automatizar y optimizar la gestión de documentos y el conocimiento empresarial. Su capacidad para adaptarse a las necesidades específicas de cada organización, gracias a su naturaleza de gestión de documentos Open Source, permite una gran personalización. OpenKM utiliza IA para facilitar la clasificación inteligente de documentos, la extracción de metadatos y la búsqueda semántica, lo que simplifica el acceso a la información y refuerza los procesos de toma de decisiones basados en datos.
R2 Docuo es un software de gestión documental y de flujo de trabajo que facilita la automatización de procesos y mejora la productividad de los equipos. Prometen hasta un 70% menos de trabajo en las tareas de creación, gestión y firma de documentos. El software organiza documentos, los crea automáticamente, controla su flujo de trabajo y los envía para su firma, abarcando todas las funcionalidades esenciales de un gestor documental.
Google Document AI
Google Document AI es una plataforma de procesamiento de documentos basada en IA que permite a las empresas automatizar tareas de gestión documental, como la clasificación, la extracción de información y la generación de informes.
Document AI utiliza una variedad de tecnologías de IA, como el aprendizaje automático, el procesamiento del lenguaje natural y la visión artificial, para analizar el contenido de los documentos. Esto le permite identificar automáticamente los datos relevantes de los documentos, independientemente de su formato o fuente. Finalmente, este sistema se encuentra disponible como servicio en la nube, lo que lo hace escalable y accesible para empresas de todos los tamaños.
Alfresco gestión documental
Alfresco representa una de las opciones de software de código abierto que rivaliza con las soluciones propietarias más reconocidas en la gestión de documentos y contenidos. Ofrece una plataforma que permite a las empresas personalizar y extender sus capacidades de gestión de archivos. En el ámbito corporativo, a menudo se prefiere el software comercial sobre las alternativas de código abierto. Sin embargo, en los últimos diez años, se han desarrollado varias opciones robustas en este sector, y Alfresco se ha establecido como una opción competitiva frente a otros productos del mercado. Tampoco hemos de perder de vista que en el sector público la normativa exige acudir primero a productos o servicios Open Source, a ser posible.
Su naturaleza de código abierto también permite la adición de nuevas funcionalidades a través de la programación o mediante un proveedor certificado. A pesar de esto, existen otras soluciones que ya incluyen una variedad de aplicaciones y módulos integrados, los cuales podrían ser más adecuados para satisfacer las necesidades específicas de una empresa.
APLICACIONES DE LA IA EN LAS ADMINISTRACIONES PÚBLICAS
MEJORA LA PRODUCTIVIDAD CON IA
Aplicación en la Administración Pública
La administración pública también se está beneficiando del uso de la IA en la gestión documental. Por ejemplo, gobiernos locales y estatales están implementando sistemas de IA para la clasificación automática y el archivo de documentos, mejorando la accesibilidad y la eficiencia. Estos sistemas permiten a los funcionarios acceder rápidamente a la información necesaria y aseguran una gestión más transparente y eficiente de los documentos públicos. Además, se utilizan para detectar patrones en la documentación que puedan indicar posibles irregularidades o necesidades de mejora en políticas públicas.
Por ejemplo, el Ayuntamiento de Tomelloso utiliza Alfresco para gestionar y compartir documentación, si bien no se están aprovechando al máximo sus capacidades. Un proyecto que se ha iniciado con Alfresco es compartir conocimiento mediante la subida de la cursos con el fin de que todos los empleados locales puedan acceder a ellos.
La gestión documental en la nube con IA
La gestión documental en la nube (GDC) es una tendencia creciente en el mundo empresarial. La nube (servidores fuera de la propia organización) supone que las aplicaciones ya no se encuentran instaladas en nuestros equipos ni en nuestra empresa, sino en los servidores de los proveedores de servicios. Se trata del conocido concepto de Software como Servicio (SaaS, en inglés). Y precisamente el uso de la IA tiene un gran aliado en la nube, pues requiere grandes cantidades de recursos (sobre todo procesadores gráficos o GPU). Los servicios en la nube cuentan con dichos recursos y evitan a los usuarios tenerlos en local evitan e invertir grandes cantidades de dinero.
A pesar de las reticencias que despierta tener nuestros documentos en servidores ajenos, muchas veces fuera de nuestro país, las ventajas son indudables, como la escalabilidad, la seguridad y la accesibilidad (siempre que tengamos acceso a Internet). En cuanto a protección de datos personales, la normativa europea y nacional establecen unos estándares muy elevados y exigentes al respecto, que deben cumplir las empresas que ofrecen sus servicios en la nube (copias de seguridad, control de accesos, etc.). Los departamentos de informática de las organizaciones también se alegran de disponer de servicios en la nube, al no tener que instalar ni mantener nada, ni comprar equipos o hardware adicional.
Tendencias futuras
Las tendencias futuras en la IA para la gestión documental apuntan hacia una mayor integración de tecnologías avanzadas como el aprendizaje profundo y la automatización inteligente. Esto no solo mejorará la eficiencia de los procesos existentes, sino que también abrirá nuevas vías para la gestión y análisis de documentos. La IA continúa siendo una herramienta clave para la transformación digital, ofreciendo oportunidades significativas para mejorar la gestión documental en todos los sectores.