La robótica, la automatización de procesos y, más recientemente, la inteligencia artificial, son una realidad cada vez más cotidiana en las Administraciones públicas. Ya utilizamos la automatización de procesos administrativos casi sin darnos cuenta. Sin embargo, aún queda mucho para aprovechar al máximo su potencial, sobre todo el de los sistemas automatizados más avanzados.
En el artículo «Actuaciones administrativas automatizadas y automatización robótica de procesos en la gestión de personas», que publica el nº 24 de la Revista vasca de gestión de personas y organizaciones públicas, estudio los modelos de automatización robótica de procesos (RPA) y las actuaciones administrativas automatizadas (AAA), como piezas clave para mejorar la eficacia y la eficiencia del sector público.
Actuaciones administrativas automatizadas y automatización robótica de procesos
Las actuaciones administrativas automatizadas (AAA) constituyen, quizás, el paradigma de sistemas informáticos que permiten automatizar los procesos administrativos. digo esto no por ser los más avanzados, sino por ser los únicos que vienen regulados expresa y legalmente en los artículos 41 y 42 de la Ley 40/2015. Por su parte, los procesos robóticos automatizados o robotización automatizada de procesos (RPA) no quedan regulados, aunque son sistemas similares y también se vienen utilizando en la Administración.
Unos y otros ayudan enormemente a los empleados públicos en la ejecución de sus funciones, eliminando tareas repetitivas, tediosas y, como suele decirse, que no aportan valor. Por contra, esta liberación de tareas deja la ejecución de las más creativas y donde la capacidad e inteligencia humana tienen más que decir, a los humanos, si bien es cierto que la evolución de la IA está llevándola a ser más parecida a la humana, creando, decidiendo, etc.
Tanto las AAA como los RPA realizan tareas similares y aportan resultados muy parecidos. Si las utilizamos para hacer más eficaz y eficiente el procedimiento administrativo y este tiene unas reglas y una finalidad claras, es fácil colegir que los resultados que ambos modelos ofrecen son del mismo tipo: llevar a cabo las tareas de los expedientes, rellenar formularios, emitir documentos e incluso actos administrativos, etc. Así pues, su aplicación la podemos encontrar en casi cualquier tipo de procedimiento y área de la Administración.
Ventajas de los RPA y de las AAA
Además, tienen unas ventajas comunes que las hacen una opción muy interesante para una Administración con carencias de personal y material, sin olvidar la próxima jubilación masiva que va a hacer, no sólo perder millones de empleos públicos, sino también perder un talento y experiencia de difícil reemplazo. Entre las ventajas se encuentran su bajo coste, que trabajan 24/7, que son fácilmente programables y actualizables y que ahorran miles de horas de trabajo, y por tanto de dinero a la Administración.
Se ha calculado que las RPA aumentan la eficiencia entre el 50 y el 90%, aunque en determinados casos puede ser mayor. Además, las RPA son multipropósito, pudiendo actuar sobre casi cualquier aplicación sin interferir en su código. Por lo que respecta a las desventajas podemos destacar que son una tecnología aún bastante desconocida y no muy utilizada; requieren de un entrenamiento, si bien no suele ser excesivamente complejo; y estas tecnologías no pueden aplicarse siempre.
Automatización de procesos e inteligencia artificial
La inteligencia artificial es, actualmente, la punta de lanza de la automatización y de aplicación de la informática en los procesos, no sólo administrativos sino también decisorios, por poner solo un par de ejemplos del uso de la IA. Si bien ni las AAA ni, sobre todo los RPA utilizan algoritmos de IA, aquellas sí podrían implementarlos. Las actuaciones automatizadas no solo leerían datos de bases de datos para rellenar actos administrativos, también podrían conectarse a algoritmos IA para tomar decisiones basadas en patrones. Las RPA, por contra, y debido a sus peculiaridades, no las considero tan plausibles para integrar sistemas inteligentes.
Ya se está utilizando la IA en la Administración, y buena prueba de ello son los usos que menciono en entradas de este blog como inteligencia artificial y Administración pública, o inteligencia artificial y gestión de recursos humanos.
Si quiere ver el resto de entradas relacionadas con la inteligencia artificial y la administración pública pinche en el enlace.
Actuaciones administrativas automatizadas
Las AAA son aplicaciones informáticas de escritorio, web o en la nube, que realizan las tareas propias de un procedimiento administrativo y generan los documentos resultantes. Son un concepto propio del ámbito administrativo, que automatizan un procedimiento casi completamente. Se encuentran reguladas en los artículos 41 y 42 de la Ley 40/2015, de Régimen Jurídico del Sector Público, y desarrollados por el Real Decreto 203/2021.
El artículo 41 las define como “cualquier acto o actuación realizada íntegramente a través de medios electrónicos por una Administración Pública en el marco de un procedimiento administrativo y en la que no haya intervenido de forma directa un empleado público”.
Sin entrar en detalles, un punto importante de la definición es la intervención humana, un tema delicado por las consecuencias que tiene en el procedimiento administrativo. No olvidemos que la responsabilidad del mismo sigue siendo del funcionario a cargo, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 40/2015. Lo que no quiere la norma es dejar totalmente en manos de la máquina la creación de la actuación, aunque bien podría hacerlo (ej, certificados de empadronamiento solicitados vía web). Relacionado con esto se encuentra la cuestión de la firma de los actos administrativos generados con las AAA, para lo que la Ley permite utilizar el sello de entidad, órgano, además de otros métodos.
Automatización de procesos RPA
La automatización robótica de procesos (RPA, por sus siglas en inglés) es una solución quizás más sencilla que las AAA, a modo de subespecie, que no se encuentra regulada en la Ley 40/2015, pero que por su facilidad de implementación, potencial y sencillez de uso, supone una opción verdaderamente interesante. Las soluciones RPA suponen la instalación de una aplicación o software informático que, mediante un entrenamiento previo, permiten realizar sobre la pantalla del ordenador y en casi cualquier aplicación que utilicemos, los mismos movimientos que la persona haría con el ratón y teclado.
Los sistemas RPA se entrenan igual que con los brazos robóticos, realizando los mismo movimientos y tareas que haríamos frente al ordenador. La automatización de procesos RPA se utiliza para crear informes, copiar datos, comunicar datos a otras administraciones, enviar emails, realizar el control financiero, gestionar expedientes de licencias, etc.
Conclusiones
Los sistemas AAA y RPA suponen, en definitiva, una opción asequible y flexible que ayuda en el trabajo diario de los empleados públicos, ahorrando miles de horas de trabajo tedioso, repetitivo, y que permite ofrecer un mejor servicio a los ciudadanos. No se ponen enfermos, trabajan las 24 horas de día y ofrecen servicios más rápidos.
Sin embargo, su implantación no ha sido lo amplia que debiera a causa, quizás, del desconocimiento de dichas tecnologías, de la falta de visión de los políticos y gestores públicos o de las rutinas ya implantadas y la mentalidad que muchos empleados públicos tienen, contraria al cambio; sobre todo de los que están cerca de la jubilación.
Y precisamente por sus ventajas y la pérdida de personal que se va a producir, es buen momento para pensar en la exploración e implantación de dichas tecnologías. No resulta tan difícil como pudiera parecer, los beneficios superan con creces a las dificultades.
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publicado en la Revista Vasca de Gestión de Personas y Organizaciones Públicas del IVAP