Automatización de procesos administrativos

La rob√≥tica, la automatizaci√≥n de procesos y, m√°s recientemente, la inteligencia artificial, son una realidad cada vez m√°s cotidiana en las Administraciones p√ļblicas. Ya utilizamos la automatizaci√≥n de procesos administrativos casi sin darnos cuenta. Sin embargo, a√ļn queda mucho para aprovechar al m√°ximo su potencial, sobre todo el de los sistemas automatizados m√°s avanzados.

En el art√≠culo ¬ęActuaciones administrativas automatizadas y automatizaci√≥n rob√≥tica de procesos en la gesti√≥n de personas¬Ľ, que publica el n¬ļ 24 de la¬†Revista vasca de gesti√≥n de personas y organizaciones p√ļblicas,¬†estudio los modelos de automatizaci√≥n rob√≥tica de procesos (RPA) y las actuaciones administrativas automatizadas (AAA), como piezas clave para mejorar la eficacia y la eficiencia del sector p√ļblico.

Automatización de procesos RPA. Generado con IA
Automatización de procesos RPA. Generado con IA

Actuaciones administrativas automatizadas y automatización robótica de procesos

Las actuaciones administrativas automatizadas (AAA) constituyen, quiz√°s, el paradigma de sistemas inform√°ticos que permiten automatizar los procesos administrativos. digo esto no por ser los m√°s avanzados, sino por ser los √ļnicos que vienen regulados expresa y legalmente en los art√≠culos 41 y 42 de la Ley 40/2015. Por su parte, los procesos rob√≥ticos automatizados o robotizaci√≥n automatizada de procesos (RPA) no quedan regulados, aunque son sistemas similares y tambi√©n se vienen utilizando en la Administraci√≥n.

Unos y otros ayudan enormemente a los empleados p√ļblicos en la ejecuci√≥n de sus funciones, eliminando tareas repetitivas, tediosas y, como suele decirse, que no aportan valor. Por contra, esta liberaci√≥n de tareas deja la ejecuci√≥n de las m√°s creativas y donde la capacidad e inteligencia humana tienen m√°s que decir, a los humanos, si bien es cierto que la evoluci√≥n de la IA est√° llev√°ndola a ser m√°s parecida a la humana, creando, decidiendo, etc.

Tanto las AAA como los RPA realizan tareas similares y aportan resultados muy parecidos. Si las utilizamos para hacer más eficaz y eficiente el procedimiento administrativo y este tiene unas reglas y una finalidad claras, es fácil colegir que los resultados que ambos modelos ofrecen son del mismo tipo: llevar a cabo las tareas de los expedientes, rellenar formularios, emitir documentos e incluso actos administrativos, etc. Así pues, su aplicación la podemos encontrar en casi cualquier tipo de procedimiento y área de la Administración.

Ventajas de los RPA y de las AAA

Adem√°s, tienen unas ventajas comunes que las hacen una opci√≥n muy interesante para una Administraci√≥n con carencias de personal y material, sin olvidar la pr√≥xima jubilaci√≥n masiva que va a hacer, no s√≥lo perder millones de empleos p√ļblicos, sino tambi√©n perder un talento y experiencia de dif√≠cil reemplazo. Entre las ventajas se encuentran su bajo coste, que trabajan 24/7, que son f√°cilmente programables y actualizables y que ahorran miles de horas de trabajo, y por tanto de dinero a la Administraci√≥n.

Se ha calculado que las RPA aumentan la eficiencia entre el 50 y el 90%, aunque en determinados casos puede ser mayor. Adem√°s, las RPA son multiprop√≥sito, pudiendo actuar sobre casi cualquier aplicaci√≥n sin interferir en su c√≥digo. Por lo que respecta a las desventajas podemos destacar que son una tecnolog√≠a a√ļn bastante desconocida y no muy utilizada; requieren de un entrenamiento, si bien no suele ser excesivamente complejo; y estas tecnolog√≠as no pueden aplicarse siempre.

Automatización de procesos e inteligencia artificial

La inteligencia artificial es, actualmente, la punta de lanza de la automatización y de aplicación de la informática en los procesos, no sólo administrativos sino también decisorios, por poner solo un par de ejemplos del uso de la IA. Si bien ni las AAA ni, sobre todo los RPA utilizan algoritmos de IA, aquellas sí podrían implementarlos. Las actuaciones automatizadas no solo leerían datos de bases de datos para rellenar actos administrativos, también podrían conectarse a algoritmos IA para tomar decisiones basadas en patrones. Las RPA, por contra, y debido a sus peculiaridades, no las considero tan plausibles para integrar sistemas inteligentes.

Ya se est√° utilizando la IA en la Administraci√≥n, y buena prueba de ello son los usos que menciono en entradas de este blog como inteligencia artificial y Administraci√≥n p√ļblica, o inteligencia artificial y gesti√≥n de recursos humanos.

Si quiere ver el resto de entradas relacionadas con la inteligencia artificial y la administraci√≥n p√ļblica pinche en el enlace.

Actuaciones administrativas automatizadas

Las AAA son aplicaciones inform√°ticas de escritorio, web o en la nube, que realizan las tareas propias de un procedimiento administrativo y generan los documentos resultantes. Son un concepto propio del √°mbito administrativo, que automatizan un procedimiento casi completamente. Se encuentran reguladas en los art√≠culos 41 y 42 de la Ley 40/2015, de R√©gimen Jur√≠dico del Sector P√ļblico, y desarrollados por el Real Decreto 203/2021.

El art√≠culo 41 las define como ‚Äúcualquier acto o actuaci√≥n realizada √≠ntegramente a trav√©s de medios electr√≥nicos por una Administraci√≥n P√ļblica en el marco de un procedimiento administrativo y en la que no haya intervenido de forma directa un empleado p√ļblico‚ÄĚ.

Sin entrar en detalles, un punto importante de la definición es la intervención humana, un tema delicado por las consecuencias que tiene en el procedimiento administrativo. No olvidemos que la responsabilidad del mismo sigue siendo del funcionario a cargo, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 40/2015. Lo que no quiere la norma es dejar totalmente en manos de la máquina la creación de la actuación, aunque bien podría hacerlo (ej, certificados de empadronamiento solicitados vía web). Relacionado con esto se encuentra la cuestión de la firma de los actos administrativos generados con las AAA, para lo que la Ley permite utilizar el sello de entidad, órgano, además de otros métodos.

Automatización de procesos RPA

RPA
Procesos robóticos automatizados

La automatización robótica de procesos (RPA, por sus siglas en inglés) es una solución quizás más sencilla que las AAA, a modo de subespecie, que no se encuentra regulada en la Ley 40/2015, pero que por su facilidad de implementación, potencial y sencillez de uso, supone una opción verdaderamente interesante. Las soluciones RPA suponen la instalación de una aplicación o software informático que, mediante un entrenamiento previo, permiten realizar sobre la pantalla del ordenador y en casi cualquier aplicación que utilicemos, los mismos movimientos que la persona haría con el ratón y teclado.

Los sistemas RPA se entrenan igual que con los brazos robóticos, realizando los mismo movimientos y tareas que haríamos frente al ordenador. La automatización de procesos RPA se utiliza para crear informes, copiar datos, comunicar datos a otras administraciones, enviar emails, realizar el control financiero, gestionar expedientes de licencias, etc.

Conclusiones

Los sistemas AAA y RPA suponen, en definitiva, una opci√≥n asequible y flexible que ayuda en el trabajo diario de los empleados p√ļblicos, ahorrando miles de horas de trabajo tedioso, repetitivo, y que permite ofrecer un mejor servicio a los ciudadanos. No se ponen enfermos, trabajan las 24 horas de d√≠a y ofrecen servicios m√°s r√°pidos.

Sin embargo, su implantaci√≥n no ha sido lo amplia que debiera a causa, quiz√°s, del desconocimiento de dichas tecnolog√≠as, de la falta de visi√≥n de los pol√≠ticos y gestores p√ļblicos o de las rutinas ya implantadas y la mentalidad que muchos empleados p√ļblicos tienen, contraria al cambio; sobre todo de los que est√°n cerca de la jubilaci√≥n.

Y precisamente por sus ventajas y la pérdida de personal que se va a producir, es buen momento para pensar en la exploración e implantación de dichas tecnologías. No resulta tan difícil como pudiera parecer, los beneficios superan con creces a las dificultades.

SI TE HA INTERESADO ESTE TEMA PUEDES LEER M√ĀS EN MI COMPLETO ESTUDIO TITULADO

¬ęActuaciones administrativas automatizadas y automatizaci√≥n rob√≥tica de procesos en la gesti√≥n de personas¬Ľ

publicado en la Revista Vasca de Gesti√≥n de Personas y Organizaciones P√ļblicas del IVAP

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